Ajouter les enfants
Créer les fiches enfants et leurs contrats d'accueil.
Créer une fiche enfant
Dans Enfants, cliquez sur Ajouter. Quelques informations suffisent pour démarrer : prénom, nom, date de naissance, groupe et mobilité (marche / ne marche pas — cette information sert au calcul du taux d'encadrement).
La fiche se complète ensuite à votre rythme — c'est le dossier complet de l'enfant, organisé en onglets :
- Général — identité, photo, groupe, mobilité, et les autorisations (détail ci-dessous) ;
- Parents — contacts de la famille, avec l'invitation à l'espace parent ;
- Vaccins — le suivi des vaccinations obligatoires (détail ci-dessous) ;
- Allergies, Alimentation — ce que l'équipe doit éviter et où en est la diversification, détaillés dans Allergies et alimentation ;
- Contrat — les horaires d'accueil prévus (détail ci-dessous) ;
- Présences — l'historique de présence de cet enfant ;
- Absences — congés, maladie, hospitalisation… avec les motifs qui déduisent automatiquement la mensualisation sur un contrat PSU. Voir Les absences des enfants ;
- Documents — les pièces du dossier (20 Mo maximum par fichier), conservées au même endroit. C'est ici que se dépose le contrat d'accueil signé, une fois scanné.
Les parents voient certains de ces onglets
Un parent connecté consulte, pour son enfant : Général, Parents, Vaccins, Allergies, Alimentation et Documents — ce dernier en téléchargement. Les onglets Contrat, Présences et Absences lui restent fermés. Autrement dit, un document déposé sur la fiche est un document remis à la famille : le périmètre exact vaut d'être lu avant de ranger quoi que ce soit ici.
Les autorisations
Sur l'onglet Général, trois cases précisent ce que l'équipe peut faire pour cet enfant :
- Autorisation de droit à l'image — publier une photo de l'enfant dans le blog (voir Partager avec les familles) ;
- Autorisation de soins d'urgence — l'équipe peut faire soigner l'enfant en urgence sans attendre un parent ;
- Autorisation de sortie — l'enfant peut participer aux sorties de l'établissement.
Les trois sont désactivées par défaut : cochez-les au cas par cas, selon ce que la famille a signé.
Une absence peut aussi se signaler directement depuis l'écran Journée, sans quitter le tableau du jour.
Le suivi des vaccinations obligatoires
L'onglet Vaccins affiche les 11 maladies couvertes par l'obligation vaccinale (diphtérie, tétanos, poliomyélite, coqueluche, Haemophilus influenzae b, hépatite B, pneumocoque, méningocoque C, rougeole, oreillons, rubéole), avec un statut par maladie — à jour, en cours de rattrapage, contre-indication médicale ou non renseigné.
Le bouton Tout marquer à jour déclare en un clic les 11 maladies « à jour » à la date du jour — pratique pour le cas le plus fréquent, un enfant en règle sur toute la ligne. Il préserve les maladies en contre-indication médicale, qui ne sont jamais écrasées par cette action groupée. La date de dernière vérification s'affiche à côté de chaque maladie une fois renseignée.
Un statut déclaré, pas calculé
Ce statut est saisi par l'équipe après consultation du carnet de santé de l'enfant — Kidino ne calcule pas la conformité vaccinale (âges, espacements et rattrapages relèvent du suivi médical).
Ajouter le contrat d'accueil
Le contrat d'accueil est ce qui rend l'écran Journée vraiment utile : il définit les horaires prévus de l'enfant, jour par jour.
Dans l'onglet Contrat de la fiche, ajoutez un contrat avec :
- la période (date de début, date de fin — laissez vide pour un contrat en cours) ;
- le planning hebdomadaire : heure d'arrivée et de départ pour chaque jour d'accueil ;
- la formule d'accueil sur laquelle l'enfant est facturé — elle apporte le régime (PSU, PAJE-CMG ou privé), la modalité (régulier, occasionnel, urgence) et le prix ; le formulaire s'ouvre sur celle que vous proposez par défaut. C'est ce choix qui alimente chaque mois la facturation, qu'elle se fasse dans Kidino ou par export pour votre comptable.
Le contrat porte aussi toute la tarification : barème PSU calculé automatiquement, mensualisation, déductions CNAF, payeur… Le détail est dans Le contrat d'accueil.
Une fois le contrat saisi, le tableau du jour affiche automatiquement l'arrivée et le départ prévus de l'enfant, et l'écran Facturation compare chaque mois les heures prévues aux heures réellement effectuées.
Notre conseil pour la saisie initiale
Ne visez pas la fiche parfaite dès le premier jour. Saisissez d'abord tous les enfants avec le minimum (nom, naissance, groupe), pour que l'équipe puisse pointer dès demain matin. Complétez ensuite les contrats sur la semaine — quelques fiches par jour.
Quand un enfant part
Un départ — entrée à l'école, déménagement, fin de contrat — se traite en un seul geste : posez la date de fin sur le contrat d'accueil de l'enfant.
C'est cette date qui fait tout le reste :
- une fois le contrat terminé, l'enfant ne compte plus comme inscrit — y compris dans le rang de fratrie de ses frères et sœurs, qui remontent d'un cran ;
- plus aucune ligne n'est facturée au-delà — la dernière facture est celle du mois de sortie ;
- ses présences passées, ses factures et son dossier restent consultables, ce dont vous avez besoin en cas de contrôle.
La fiche, elle, reste dans la liste Enfants : c'est ce qui garde l'historique cohérent. Elle continue d'apparaître sur le tableau de l'écran Journée, où la colonne restera simplement vide.
Supprimer une fiche : seulement pour une erreur de saisie
La suppression est définitive et emporte les contacts parents et les fichiers déposés. Elle est d'ailleurs refusée dès qu'une facture ou un avoir a été émis pour cet enfant : une facture doit rester justifiable des années durant, et c'est son contrat qui l'explique.
Réservez donc la suppression à la fiche créée par erreur ou à la famille qui n'a jamais commencé. Pour un enfant réellement accueilli, la bonne réponse est la date de fin du contrat, jamais la corbeille.