Heures de l'équipe : l'export
Contrôler les heures du mois et exporter le relevé d'heures pour la paie.
L’écran Relevé d’heures (menu Pilotage ; sur téléphone, onglet Plus) fait pour l’équipe ce que Facturation fait pour les enfants : heures prévues, heures effectuées, écart, et un export CSV du mois pour la paie. L’export est réservé à la Direction ; un compte Équipe n’y lit que sa propre ligne.
Le relevé est mensuel : le récapitulatif par semaine des heures de chaque salarié, qu’exige le Code du travail, reste à tenir de votre côté. Voir Le décompte des heures.
La routine de fin de mois
Corriger les pointages incomplets sur l’écran Pointage, à la date voulue (comment faire). Jours sans pointage compte les jours planifiés sans aucune arrivée ; les jours sans dépointage (une arrivée sans départ) ne se lisent que dans le CSV.
Vérifier les écarts importants avec l’employé, pendant que le mois est frais. Un écart sur une semaine entière est presque toujours une absence non déclarée.
Exporter, transmettre à la paie — voir ci-dessous.
Lire l’écran
Pour chaque employé, sur le mois choisi :
- Contrat — ses heures hebdomadaires, ramenées aux jours ouvrés du mois hors absences et fermetures ;
- Prévues — les heures de ses créneaux planifiés ;
- Effectuées — les heures pointées ;
- Écart — effectué moins prévu, sur les seuls jours pointés : un jour planifié sans pointage, et le jour en cours, n’y comptent pas.
En tête, Écart contrat compare le planning du mois aux contrats. Les absences déclarées ne creusent aucun écart : elles sont comptées à part (la formation dans sa propre colonne) et retirées des heures du contrat. Des heures pointées un jour d’absence restent dans Effectuées.
Attention
Un écart au planning, pas des heures supplémentaires
Un écart positif n’est, à lui seul, ni des heures supplémentaires ni des heures complémentaires : c’est la matière que votre gestionnaire de paie qualifie. La règle : Heures supplémentaires et heures complémentaires.
Exporter le CSV
Exporter → Relevé d’heures (CSV), puis Télécharger le CSV. Pour chaque employé : jours travaillés, d’absence et de formation, heures prévues et effectuées, écart, et contrat en vigueur le dernier jour du mois. Un employé qui pointe à la borne, sans compte, y figure comme les autres.
L’écart du CSV n’est pas celui de l’écran : il compte tous les jours planifiés écoulés, un jour sans pointage comme un manque complet. Vérifiez les jours sans dépointage avant de transmettre le fichier à votre gestionnaire de paie.
Des chiffres justes reposent sur deux habitudes : les créneaux planifiés à jour, et le pointage quotidien au fil de l’eau.