Les absences des enfants
Enregistrer une absence, son motif et son justificatif.
Une absence se saisit une fois, sur une période : elle explique un enfant manquant sur l’écran Journée et, selon le motif, baisse la facture du mois.
La règle : Absences et déductions.
Saisir une absence
Ouvrez la fiche de l’enfant, onglet Absences, et cliquez Ajouter. Quand la famille appelle le matin même, le + de sa colonne sur l’écran Journée propose aussi Absence.
Saisissez la période : début et fin, même pour un seul jour.
Choisissez le motif. Pour des vacances, indiquez quand la famille les a annoncées : la date compte si votre établissement déduit les congés.
Ajoutez une note si besoin, puis enregistrez.
Une absence en recouvre une autre : modifiez l’existante. L’enfant revient plus tôt : raccourcissez la période (un jour où il est venu n’est jamais déduit).
Quel motif choisir
Le motif décide de la déduction : choisissez-le avec soin.
| Motif | Quand le choisir |
|---|---|
| Maladie | L’enfant est malade |
| Hospitalisation | L’enfant est hospitalisé |
| Éviction médicale | L’enfant est écarté de l’accueil selon les protocoles annexés à votre règlement de fonctionnement (art. R2324-30, II) |
| Fermeture de la structure | Seul son groupe ou sa section est fermé |
| Vacances / congés famille | La famille part en congé |
| Convenance familiale | Toute autre absence choisie par la famille |
| Autre | Le reste |
Quand une absence se déduit : le schéma.
Contrats PSU
Ce qui se déduit
Les quatre premiers motifs, la maladie après sa carence. Les vacances seulement si votre établissement déduit les congés, annoncés à temps et dans le quota. Voir Les déductions de la Cnaf.
Contrats PAJE-CMG · Contrats privés
La formule décide
Les règles de déduction de la formule d’accueil décident seules, pour tout motif, vacances comprises. Voir Ce que prévoit l’offre.
Attention
Fermeture de toute la structure : ne la saisissez pas enfant par enfant
Déclarez des jours de fermeture dans Établissement, pour tous les contrats d’un coup. Une fermeture non prévue (grève, sinistre) s’y déclare aussi, case Fermeture imprévue cochée : sous PSU, elle est déduite au motif « Fermeture de la structure » sur chaque contrat. Le motif saisi à la main sert aux fermetures partielles. Voir Les fermetures de l’établissement.
Si votre établissement déduit les congés, l’onglet Absences montre les jours pris sur le quota de l’année du contrat, et le sort de chaque absence « Vacances » : déduite, hors délai ou au-delà du quota.
Le justificatif
Une absence maladie ou hospitalisation porte une case Justificatif reçu, à cocher à réception de la pièce :
- maladie : le certificat médical à partir du 4e jour ; avant, une attestation de la famille si votre carence est plus courte ;
- hospitalisation : le bulletin d’hospitalisation.
Les autres motifs n’en demandent pas. Voir Les justificatifs.
La déduction n’attend pas la pièce : le tableau marque « Sans justificatif » les absences à relancer.
Contrats PSU
Notre conseil
Avant de facturer, ouvrez les absences déduites sans justificatif dans les alertes de l’écran Facturation : seules les absences qui ont baissé la facture y figurent, donc exactement les familles à relancer. Au contrôle, la Caf peut reprendre une heure déduite sans pièce.
Qui peut saisir
Direction, Équipe et la borne. Les parents ne voient pas cet onglet, voir Ce que voient les parents.