Les absences des enfants
Enregistrer une absence, son motif et son justificatif — et savoir ce qu'elle déduit.
Une absence se saisit une fois, sur une période, et sert partout : elle explique un enfant manquant sur l'écran Journée, et — pour certains motifs — elle déduit la mensualisation en fin de mois.
Saisir une absence
Deux chemins mènent au même endroit :
- depuis la fiche de l'enfant, onglet Absences, bouton Ajouter une absence ;
- depuis l'écran Journée, le + d'une ligne propose Absence — pratique quand la famille appelle le matin même.
Le formulaire est court :
- une date de début et une date de fin, toutes les deux obligatoires : une absence est toujours une période bornée, même d'un seul jour ;
- un motif (voir ci-dessous) ;
- une note, libre.
Deux absences ne peuvent pas se chevaucher sur le même enfant. Si la période saisie en recouvre une autre, l'application le signale : modifiez l'absence existante plutôt que d'en ajouter une seconde.
Une absence se modifie ou se supprime depuis sa ligne, tant que vous voulez.
Les motifs
| Motif | Effet sur la facturation |
|---|---|
| Maladie | Déductible CNAF |
| Hospitalisation | Déductible CNAF |
| Éviction médicale | Déductible CNAF |
| Fermeture de la structure | Déductible CNAF |
| Vacances / congés famille | Informatif |
| Convenance familiale | Informatif |
| Autre | Informatif |
Les quatre premiers sont les motifs prévus par la CNAF : ce sont les seuls qui déduisent la mensualisation, et uniquement sur un contrat PSU en accueil régulier. Les autres sont là pour la mémoire de l'équipe — ils n'ont aucun effet sur le montant facturé. Le détail des règles (carence maladie, plafonds, part déduite) est dans Le contrat d'accueil.
Jour par jour, la déduction suit toujours le même chemin — c'est la réponse à « j'ai bien saisi l'absence, pourquoi le montant n'a-t-il pas bougé ? » :
Une absence déclarée, mais l'enfant est venu
Si l'enfant est finalement présent un jour couvert par une absence, cette journée n'est pas déduite : la présence réelle l'emporte toujours sur la déclaration. Rien à corriger de votre côté — mais si l'enfant revient plus tôt que prévu, raccourcir la période garde le dossier lisible.
Fermeture de toute la structure : ne la saisissez pas enfant par enfant
Pour des vacances, un pont ou un jour férié qui ferment l'établissement entier, utilisez les jours de fermeture dans Établissement : ils s'appliquent d'un coup à tous les contrats. Le motif « Fermeture de la structure » est réservé aux fermetures partielles — un seul groupe, par exemple.
Le justificatif
Chaque absence porte une case Justificatif reçu : certificat médical au-delà de trois jours, bulletin d'hospitalisation.
La déduction, elle, n'attend pas la pièce : elle est calculée le jour où vous saisissez l'absence, sans quoi la facture du mois attendrait un papier. Mais un contrôle CAF, lui, la demande. Le tableau marque donc « Sans justificatif » les absences qui ont bien déduit et dont la pièce manque encore. Ce sont celles-là qu'il faut relancer — jamais des vacances, où il n'y a rien à produire.
Notre conseil
Un coup d'œil à l'onglet Absences en fin de mois, avant de facturer : les mentions « Sans justificatif » vous disent exactement quelles familles relancer, pendant que le motif est encore frais.
Qui peut saisir
Le rôle Personnel comme le rôle Propriétaire enregistrent les absences. Les parents ne voient pas cet onglet — voir Ce que voient les parents.