Pré-inscriptions
Recevoir les demandes des familles, les suivre, et transformer un dossier accepté en fiche enfant.
Une pré-inscription est le dossier d'une famille avant qu'elle ne soit inscrite : l'enfant n'existe pas encore dans l'établissement, il n'apparaît ni dans les groupes, ni dans les taux d'encadrement, ni dans la facturation. C'est votre file de demandes à instruire.
L'écran se rejoint depuis Enfants, avec le bouton Pré-inscriptions en haut à droite. Une pastille sur ce bouton indique le nombre de dossiers qui attendent une décision.
Deux façons de recevoir un dossier
Les deux modes coexistent : vous pouvez inviter une famille précise et laisser en même temps votre lien public ouvert.
Inviter une famille par e-mail
Le bouton Inviter une famille demande l'adresse de la famille et, si vous le souhaitez, le prénom de l'enfant — ce prénom ne sert qu'à personnaliser le message, la famille remplit le reste.
La famille reçoit un lien personnel, valable 30 jours. Tant qu'elle n'a pas répondu, le dossier apparaît avec le statut Invitation envoyée ; vous pouvez alors Renvoyer l'invitation (ce qui repart pour 30 jours) ou copier le lien pour le transmettre autrement.
C'est le mode à privilégier quand la demande vous arrive par téléphone ou de vive voix : vous saisissez l'adresse, la famille remplit le dossier elle-même, et vous n'avez rien à ressaisir.
Le lien public
Le bouton Lien public ouvre une adresse unique à votre établissement, que vous publiez où vous voulez : le site de la crèche, une signature d'e-mail, une affiche. N'importe quelle famille disposant de cette adresse peut déposer un dossier.
Trois choses à savoir :
- Le lien est désactivé au départ. Tant que vous ne l'avez pas activé, l'adresse ne répond pas. Vous le coupez quand vous n'avez plus de place à proposer, sans perdre les dossiers déjà reçus ni les invitations en cours.
- L'adresse n'est pas devinable. Elle n'existe que là où vous la publiez — personne ne peut la retrouver en tâtonnant à partir du nom de votre établissement.
- Vous pouvez la régénérer. Si le lien a été aspiré et vous attire des demandes indésirables, Régénérer le lien en produit un nouveau et rend l'ancien inopérant. Pensez alors à le remplacer partout où vous l'aviez publié.
L'activation et la régénération se font depuis un compte propriétaire ; le reste du suivi est accessible à toute l'équipe (voir Rôles et accès).
Ce que remplit la famille
Le formulaire est le même dans les deux modes, et ne demande aucun compte : la famille renseigne l'enfant, les jours d'accueil souhaités, ses coordonnées, et accepte la conservation de ses informations.
Deux détails pensés pour les demandes anticipées, très courantes en crèche :
- Enfant à naître — une case permet de déposer un dossier avant la naissance. La date demandée devient alors la date de naissance prévue, et la liste affiche « À naître » dans la colonne Âge.
- Le prénom est facultatif — un enfant pas encore né n'en a pas toujours un.
Une fois le dossier envoyé, la famille reçoit un accusé de réception, et vous une notification par e-mail. Si la famille revient plus tard sur son lien, elle voit que son dossier est bien arrivé — jamais votre décision, que vous restez libre de lui annoncer comme vous l'entendez.
Suivre les dossiers
Les onglets suivent le cycle d'un dossier :
| Onglet | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Reçues | Les dossiers remplis, en attente de votre décision. C'est le seul onglet dont le nombre est affiché. |
| Invitations envoyées | Les familles invitées qui n'ont pas encore répondu. |
| Acceptées | Les dossiers transformés en fiche enfant. |
| Refusées | Les dossiers déclinés, conservés pour mémoire. |
Sur un dossier, vous retrouvez ce que la famille a déclaré — l'enfant, les jours demandés, les parents — ainsi qu'une note interne, visible par votre équipe uniquement et jamais par la famille.
Accepter un dossier
Accepter crée la fiche de l'enfant et celles de ses parents, et vous permet au passage de l'affecter à un groupe. Vous arrivez ensuite directement sur son contrat d'accueil, pré-rempli avec la date d'entrée et les jours que la famille avait demandés.
Accepter ne déclenche aucune facturation
Le contrat n'est pas créé automatiquement : il vous est présenté pré-rempli, et vous le complétez (mode de financement, tarif, payeur) avant d'enregistrer. Tant que vous ne l'avez pas validé, l'enfant existe mais rien n'est facturé — voir Le contrat d'accueil.
Un dossier accepté ne peut plus être supprimé : il garde la trace de l'origine de la fiche enfant, et propose un raccourci Ouvrir la fiche de l'enfant.
Refuser un dossier
Refuser conserve le dossier et vous propose d'écrire à la famille. Le message est pré-rempli et entièrement modifiable — c'est votre courrier, envoyé au nom de votre établissement, pas un message automatique de Kidino. Vous pouvez aussi décocher l'envoi et prévenir la famille par vos propres moyens.
Le message effectivement envoyé est conservé sur le dossier, pour savoir plus tard ce qui a été dit.
Conservation des données
Les informations d'une pré-inscription sont celles d'une famille qui n'est pas (encore) cliente. Elles ne sont donc pas gardées indéfiniment :
- le consentement de la famille est horodaté sur chaque dossier ;
- les dossiers refusés sont supprimés au bout de 12 mois ;
- les invitations sans réponse sont supprimées 3 mois après leur expiration.
Vous pouvez aussi supprimer un dossier à tout moment — par exemple à la demande d'une famille — depuis le dossier lui-même. Voir Sécurité et RGPD.