Le contrat d'accueil
Formule d'accueil, mensualisation, déductions, avenants, contrat en PDF : le détail du contrat d'un enfant.
Le contrat d'accueil, dans l'onglet Contrat de la fiche enfant, alimente tout le reste : les horaires prévus de la Journée, l'écart de la Facturation, chaque colonne de l'export comptable, la facture elle-même — et le contrat papier remis à la famille. Voici ses sections une à une — pour la première saisie rapide, voir Ajouter les enfants.
Période et planning
- Date de début / date de fin — laissez la fin vide pour un contrat sans fin.
- Planning hebdomadaire — jours d'accueil et horaires, pré-remplis avec vos horaires d'ouverture.
- Heures par semaine — la somme du planning, affichée sous la grille qui la produit. Ce n'est pas un champ : le serveur la recalcule à chaque enregistrement, quoi qu'on lui envoie.
Deux contrats d'un même enfant ne peuvent pas se chevaucher : un changement en cours de route passe par un avenant.
Un contrat PSU se signe pour un an au maximum
La CAF demande un contrat d'accueil signé pour une durée d'un an maximum : au-delà, il se renouvelle plutôt qu'il ne se prolonge. Un contrat PSU sans date de fin, ou dont la période dépasse un an, affiche donc un avertissement sous les dates — un rappel, pas un blocage : vous seul pouvez arbitrer. Les contrats PAJE-CMG et privés ne sont pas concernés.
La formule d'accueil
C'est la première question du formulaire, et celle dont tout le reste découle. Un contrat nomme l'une des formules d'accueil de votre établissement — obligatoirement, PSU compris — et la formule lui apporte son régime de financement, sa modalité d'accueil, son prix et sa conduite.
Chaque carte du sélecteur résume l'offre : « PSU · Régulier · Barème CNAF », « Privé · Régulier · Forfait jour, 62,00 € ». Le formulaire s'adapte aussitôt au choix, et une ligne dit ce que ce choix vient de faire — par exemple « Offre privée : le prix est celui de la formule, et la CAF ne demande rien pour ce contrat ».
Selon le régime de la formule retenue :
- PSU — tarif calculé automatiquement selon le barème CNAF : ressources mensuelles retenues, enfants à charge, taux d'effort. La case AEEH applique le taux d'effort immédiatement inférieur, comme le prévoit la CNAF : la famille est tarifée comme si elle comptait un enfant à charge de plus, et le tarif horaire baisse. Aucun tarif n'est demandé : le barème fixe le prix, et aucune grille d'établissement ne s'y substitue.
- PAJE-CMG et Privé — le prix est celui de la formule (horaire ou forfait), qu'un tarif négocié peut remplacer pour cette famille en particulier. Au-delà du plafond PAJE-CMG en vigueur, Kidino vous alerte : les familles risquent de perdre le CMG « structure ».
Pour PSU et PAJE-CMG, le N° allocataire et le régime sont repris dans l'export comptable.
Que mettre dans « Ressources mensuelles retenues » ?
Les ressources annuelles de l'année de référence divisées par 12, telles que la Caf les retient dans Cdap (« Mon compte partenaire »). À défaut, le revenu net imposable de l'avis d'imposition ÷ 12. Ce n'est ni le net à payer, ni le brut d'un bulletin de paie. L'année des ressources est celle des revenus — la Caf retient N−2 (2024 pour une facturation 2026) ; elle est reprise dans l'export mais n'entre pas dans le calcul. Les enfants à charge se comptent au sens de la Caf, l'enfant accueilli compris, y compris ceux qui ne fréquentent pas votre établissement. Le plancher et le plafond de ressources CNAF sont appliqués automatiquement.
Le régime est figé à la signature
Le régime et la modalité sont recopiés sur le contrat au moment où vous choisissez la formule. Réviser une offre ne retarifie donc jamais un mois déjà passé, et une formule archivée continue de facturer les contrats qui la nomment.
Famille PSU sans avis d'imposition ?
À partir du 1er février, Kidino applique la règle CNAF : facturation au plafond du barème, à régulariser quand la famille fournit son justificatif.
Le préavis de résiliation
Le contrat porte son propre préavis, pré-rempli depuis la formule au moment où vous la choisissez, et négociable pour cette famille. Il est ensuite figé : monter le préavis d'une offre de 30 à 60 jours ne réécrit pas les conditions de résiliation des contrats déjà signés à 30.
Voir Avenants pour ce qu'il déclenche.
La modalité d'accueil
Elle vient de la formule, elle aussi, et décide comment le mois est compté :
- Régulier — facturation mensualisée (ci-dessous).
- Occasionnel et Urgence — facturés aux heures réellement pointées, sans mensualisation. Il n'y a alors ni déduction d'absence ni dépassement à facturer : les heures réalisées sont déjà le montant.
À quel titre la place est occupée
Le dernier champ de la section Nature du contrat : sur quelle base cette place est tenue.
- Place ordinaire — le cas courant, et la valeur par défaut.
- Place garantie — public en insertion (art. D. 214-7) — une place par tranche de vingt est due à ce public.
- Place AVIP — crèche à vocation d'insertion professionnelle ; ces places comptent aussi dans les places garanties.
- Berceau réservé par un employeur — le contingent d'une entreprise ou d'une administration.
Ce champ est sans effet sur le tarif : c'est la formule qui porte le prix. Il sert à décompter trois obligations qu'aucune structure ne pouvait compter jusqu'ici, et que la carte Places de Établissement affiche en « tenues / dues » : les places garanties, les places AVIP, et les 30 % de places dues aux enfants extérieurs dans une crèche de personnel.
La mensualisation
Heures/semaine × semaines/an ÷ mois du contrat (12 pour un contrat sans fin), multiplié par le tarif horaire. Le champ Semaines d'accueil facturées est proposé à 47 (52 moins 5 semaines de fermeture) — ajustez-le à votre réalité. C'est le seul endroit où vos semaines de fermeture réduisent ce que paie la famille : les jours de fermeture déclarés dans les réglages ne sont ni dus ni déductibles, et ne font pas bouger la mensualisation d'un mois ordinaire.
Un récapitulatif épinglé au bas de la fenêtre affiche en direct la période, le rythme, les heures mensualisées et le montant : il tient à côté du bouton Enregistrer et se recalcule à chaque frappe. Ce n'est pas une estimation approchée, c'est l'arithmétique de la facture elle-même.
Les frais annexes (repas, couches, adhésion…) s'ajoutent au montant dû, sans entrer dans le calcul du taux d'effort.
Les tarifs négociés et l'adaptation
La formule apporte le prix ; le contrat peut s'en écarter pour une famille en particulier, et porte les dates qui ne concernent qu'elle. Selon la formule retenue, la section Tarification propose :
- Forfait mensuel négocié, tarif unitaire négocié ou tarif horaire négocié — remplace, pour ce contrat seulement, le tarif prévu par la formule. Seul le champ que le mode de tarification lit réellement est proposé, et les autres sont effacés à l'enregistrement : un tarif saisi sous un mode ensuite abandonné ne peut pas ressurgir.
- Jours contractuels — pour un forfait jour ou demi-journée, déduit du planning hebdomadaire ci-dessus si laissé vide.
- Semaines d'accueil facturées — 52 moins vos semaines de fermeture, 47 par défaut.
- Fin de la période d'adaptation — les jours jusqu'à cette date sont facturés à part, sur leur propre ligne de facture. Elle se situe à l'intérieur du contrat. Leur tarif vient de la formule, section Période d'adaptation : au tarif normal par défaut, offerts si la case Adaptation offerte est cochée, ou à un tarif à la journée qui leur est propre. C'est le seul réglage tarifaire qu'une formule PSU porte.
Les déductions CNAF (contrats PSU)
Certaines absences doivent être déduites de la mensualisation : maladie, hospitalisation, éviction médicale, fermeture de la structure. Elles se saisissent dans l'onglet Absences de la fiche enfant, avec leurs dates — un motif CNAF déduit automatiquement la mensualisation sur un contrat PSU en accueil régulier ; les autres motifs (vacances, convenance personnelle…) restent facturés, à titre informatif. La déduction se calcule au prorata des jours calendaires de l'absence sur les jours calendaires du mois (et non des heures d'accueil prévues) — pensez-y en saisissant les dates de début et de fin.
Chaque absence porte une case Justificatif reçu (certificat médical au-delà de 3 jours, bulletin d'hospitalisation) : la déduction est calculée sans attendre la pièce, mais un contrôle CAF, lui, la demande. Le tableau des absences marque « Sans justificatif » celles qui ont bien déduit et pour lesquelles la pièce manque encore — jamais des vacances, où il n'y a rien à produire.
La saisie elle-même — motifs, chevauchements, raccourci depuis l'écran Journée — est détaillée dans Les absences des enfants.
Une journée où l'enfant était là n'est jamais déduite
Si l'enfant vient malgré une absence déclarée — retour de maladie plus tôt que prévu, vacances écourtées — ce jour-là ne déduit rien : la présence réelle l'emporte toujours sur la déclaration. C'est la réponse la plus fréquente à « j'ai bien saisi l'absence, pourquoi le montant n'a-t-il pas bougé ? ».
Carence maladie
Une absence maladie ne déduit qu'à partir du 4e jour calendaire : les 3 premiers jours (carence, réglable dans Établissement → Facturation, carte Règles de votre établissement) restent dus. Les autres motifs (hospitalisation, éviction médicale, fermeture) n'ont pas de carence.
Fermeture totale ou partielle ?
La déduction « Fermeture de la structure » sert aux fermetures partielles (un groupe, une section). Une fermeture de tout l'établissement se déclare une seule fois dans Général → Jours de fermeture et s'applique à tous les contrats.
Contrat PAJE-CMG ou privé : déductions de l'offre
Une formule d'accueil définit ses propres règles de déduction (motif, carence, jours consécutifs minimum, plafond annuel, part déduite), indépendantes des règles CNAF ci-dessus qui ne concernent que les contrats PSU. Sans politique de déduction sur sa formule, un contrat PAJE-CMG ou privé ne déduit aucune absence.
Les réviser passe par le chemin dupliquer / corriger / archiver de la formule, ce qui laisse les contrats en cours sur leurs règles d'origine — une déduction est une clause de l'offre, pas un réglage global.
Le contact de facturation
À qui la facture est adressée : le payeur, son adresse, son e-mail. Enregistré sur le contrat comme une photo au moment de la signature. Payeur entreprise (place réservée, berceau) ? Renseignez son SIRET. Un changement de payeur est un avenant, pas une correction.
Si vous facturez dans Kidino, l'e-mail du payeur est le destinataire des factures envoyées comme des relances.
Le prélèvement SEPA
Comment la facture est encaissée. Le couple IBAN + référence de mandat SEPA conditionne l'inclusion de la famille dans un fichier de prélèvement — voir Encaisser les règlements. Un mandat à moitié saisi (un IBAN sans référence) est le cas à surveiller : il n'empêche rien, il écarte simplement la facture du fichier.
Le contrat en PDF
Le bouton Contrat d'accueil (PDF) de la ligne ouvre le contrat rédigé, prêt à imprimer : les deux parties, l'enfant, puis huit articles — objet, durée, planning hebdomadaire, heures et mensualisation, participation financière, absences et déductions, résiliation, conditions particulières — suivis de la mention RGPD et des deux blocs de signature.
Quand la formule porte un délai de prévenance des absences, l'article « absences et déductions » l'énonce comme un engagement de la famille — « … au moins 5 jour(s) à l'avance de toute absence prévue au contrat ». C'est la seule raison d'être de ce champ : il n'entre dans aucun calcul de facture, et aucune déduction n'en dépend.
Il est établi à la demande, depuis la ligne telle qu'elle est au moment du téléchargement. La date figure sous le titre (« Établi le 23/08/2026 ») : c'est ce qui permet de distinguer deux exemplaires imprimés à des moments différents.
Le montant qu'il annonce n'est pas une recopie à la main. Il sort du même moteur que la facturation mensuelle — celui du récapitulatif épinglé au bas du formulaire. Un contrat ne peut donc pas promettre une mensualisation que la première facture viendrait contredire, frais annexes compris.
Les conditions particulières
Un champ libre, en bas du formulaire, imprimé tel quel dans l'article 8 : « Léa est accueillie par sa grand-mère, Mme Solange Durand, les mercredis à partir de 12h30 ». Il accepte plusieurs paragraphes, qui restent séparés à l'impression.
À ne pas confondre avec la Note juste au-dessus, qui reste interne et ne s'imprime nulle part.
Faire signer
Téléchargez et imprimez en deux exemplaires — le document le rappelle lui-même en bas de page.
Faites signer : chaque partie a son emplacement, précédé de la mention « lu et approuvé ».
Scannez l'exemplaire signé et déposez-le dans l'onglet Documents de l'enfant.
Kidino ne conserve pas le PDF
Aucune copie du contrat téléchargé n'est gardée : le seul exemplaire qui fait foi est le papier signé, donc son scan dans Documents. Un PDF non signé archivé à côté serait un second original, et le plus faible des deux.
Le corollaire vaut d'être retenu : modifier le contrat dans Kidino ne modifie pas le papier déjà signé. Un changement de conditions passe par un avenant, puis par un nouveau contrat imprimé et signé.
Coordonnées de l'établissement incomplètes
Le contrat nomme votre structure comme partie au contrat. Sans raison sociale, SIRET ni adresse dans Établissement → Identité et coordonnées, ces lignes s'impriment en blanc — un bandeau vous le signale au-dessus du tableau des contrats.
Le téléchargement suit le même verrou que le reste du contrat : propriétaire uniquement. Le document imprime les revenus déclarés et l'IBAN de la famille.
Avenants : dupliquer plutôt que modifier
Nouveaux revenus, nouveau planning, nouveau payeur ?
Clore le contrat en cours — posez-lui une date de fin.
Dupliquer — le bouton reprend tout, il ne reste qu'à saisir la nouvelle période et ce qui change.
Chaque mois de l'année reste ainsi exporté avec les conditions réellement en vigueur. Réservez Modifier le contrat aux erreurs de saisie.
Un contrat déjà facturé porte la mention « Facturé »
Dès qu'une facture a été émise dessus, le contrat change de statut :
- Il reste modifiable — une erreur de saisie doit pouvoir être corrigée. Les factures déjà émises, elles, ne bougent pas : ce sont des documents définitifs. L'écart créé par votre correction se règle sur une facture suivante (ligne Régularisation en facturation à échoir) ou sur la régularisation annuelle.
- Il n'est plus supprimable. La facture survivrait à la suppression, mais plus rien n'expliquerait son montant — et en facturation à échoir, le mois supprimé serait recrédité en entier à la famille. Pour faire évoluer un contrat facturé, créez un avenant. Le même verrou s'applique à la fiche de l'enfant.
Préavis de rupture
Enchaîner tout de suite « Clore » puis « Dupliquer » — le nouveau contrat démarrant le lendemain de la fin de l'ancien — reste un avenant classique, sans effet de préavis. En revanche, si vous clôturez un contrat sans le remplacer aussitôt par un contrat qui prend la suite dès le lendemain, Kidino considère qu'il s'agit d'une vraie rupture : la mensualisation continue d'être due jusqu'à la fin du préavis porté par ce contrat (voir Le préavis de résiliation), même si la date de fin saisie est plus proche.
Filoue (enquête statistique CNAF)
Deux champs alimentent l'enquête annuelle Filoue : le code INSEE et la commune de résidence de l'enfant (distincts de l'adresse du payeur). Une famille qui refuse d'y participer se signale via La famille a refusé de participer à l'enquête FILOUE — sa ligne reste alors volontairement incomplète et anonyme dans l'export dédié (Déclarations → Filoue, détail dans Déclarations réglementaires).
Qui peut faire quoi
Le personnel consulte l'onglet ; seul le propriétaire crée, modifie, supprime un contrat ou en télécharge le PDF — il porte des données sensibles (revenus, IBAN), comme la facturation elle-même.