Le contrat d'accueil
Formule d'accueil, mensualisation, payeur, contrat en PDF et avenants : remplir et faire évoluer le contrat d'un enfant.
Le contrat d’accueil, dans l’onglet Contrat de la fiche enfant, alimente tout le reste : les horaires prévus de la Journée, la facture du mois et le contrat papier remis à la famille. Pour une première saisie rapide, voir Ajouter les enfants.
La formule d’accueil
Choisissez d’abord la formule : tout le reste en découle. Un contrat nomme toujours l’une des formules d’accueil de votre établissement, qui lui apporte :
- son régime de financement : PSU, PAJE-CMG ou privé ;
- sa modalité d’accueil : régulier, le mois est mensualisé ; occasionnel ou urgence, la famille paie les heures pointées, sans mensualisation ni absence à déduire ;
- son prix, ses frais, ses règles de déduction et son préavis.
En PSU, le prix vient du barème national, appliqué aux ressources de la famille : vous ne saisissez aucun tarif (voir Accueil PSU). En PAJE-CMG et en privé, il vient de la formule, horaire ou forfait, sauf tarif propre au contrat. Ce qui vient de l’établissement, de la formule et du contrat, en un schéma : Configurer la facturation.
À savoir
Une formule en service ne change plus de prix
Tant qu’un contrat la facture, le prix et les règles de déduction de la formule sont figés : ce sont les conditions que la famille a signées. Pour un nouveau tarif, dupliquez la formule, corrigez la copie, faites passer les contrats par avenant et archivez l’ancienne. Une formule archivée continue de facturer les contrats qui la nomment.
Période et planning
- Date de début et date de fin : laissez la fin vide pour un contrat sans fin.
- Planning hebdomadaire : cochez les jours d’accueil ; les horaires sont pré-remplis avec vos horaires d’ouverture.
Deux contrats d’un même enfant ne se chevauchent pas, préavis compris : un changement en cours de route passe par un avenant.
Contrats PSU
Un an au plus en accueil régulier
Un contrat PSU en accueil régulier porte une date de fin, au plus un an après son début. Pour continuer l’accueil, créez le contrat de l’année suivante en avenant. Voir Ce que dit le contrat.
La mensualisation
En accueil régulier, la famille paie chaque mois le même montant. La règle : La mensualisation.
Un seul champ à régler : Semaines d’accueil facturées par an. Proposé à 47, il vaut 52 moins vos semaines de fermeture, et moins les congés que la famille prévoit et que vous ne déduisez pas en cours d’année. Saisissez-le toujours sur une année pleine : Kidino le ramène à la durée d’un contrat plus court. Ces semaines sont le seul endroit où vos fermetures réduisent ce que paie la famille.
Contrats PSU
Si vous déduisez les congés de la famille
Saisissez vos seules semaines d’ouverture : les congés annoncés à temps seront retirés au fil des mois. Voir Les congés de la famille.
Le montant affiché au bas du formulaire est celui de la facture, au centime.
Contrats PAJE-CMG · Contrats privés
Les frais annexes et les repas
Les frais annexes de la formule (repas, couches, adhésion…) s’ajoutent au montant dû. Pour un frais de repas, cochez Repas (hors crédit d’impôt) : les repas n’ouvrent pas droit au crédit d’impôt (BOFiP, BOI-IR-RICI-300, § 140), et l’attestation fiscale les retire. Un forfait « tout compris » doit isoler sa part repas. Un contrat PSU n’a pas de frais annexes : voir Ce que la famille ne paie pas en plus.
Le tarif propre et l’adaptation
La section Tarification porte ce qui ne concerne que cette famille :
- Forfait mensuel négocié, Tarif unitaire négocié ou Tarif horaire : remplace le tarif de la formule pour ce contrat ;
- Jours contractuels (ou demi-journées) : pour un forfait jour ou demi-journée ; laissé vide, il se déduit du planning ;
- Fin de la période d’adaptation : les jours jusqu’à cette date sont facturés sur leur propre ligne, selon la formule (tarif normal, offerts, ou tarif à la journée de l’offre).
Contrats PSU
L’adaptation : offerte ou au barème
Elle est offerte, ou facturée au barème comme une journée ordinaire : pas de tarif à la journée.
Les absences
Elles se saisissent dans l’onglet Absences de la fiche enfant (voir Les absences des enfants). Une absence ne baisse la mensualisation que dans les cas prévus ; une journée où l’enfant était là n’est jamais déduite. La règle : Absences et déductions.
Le contact de facturation
À qui la facture est adressée : le payeur, son adresse, son e-mail. Ils sont fixés sur le contrat à la signature : un changement de payeur est un avenant, pas une correction.
Si vous facturez dans Kidino, l’e-mail du payeur reçoit les factures et les relances. Il décide aussi quel parent voit la facture dans son espace : voir Ce que voient les parents.
Payeur entreprise
Un employeur qui réserve un berceau
Renseignez le SIRET de l’entreprise et son adresse complète : sans adresse, l’émission de la facture est bloquée (pour une famille, elle est seulement signalée). Voir Entreprises et collectivités.
Payeur public
Une commune ou un CCAS qui achète des places
Cochez Personne publique, puis renseignez le code service et le n° d’engagement (ou de bon de commande) donnés par la collectivité : ils s’impriment sur la facture. Pas de mandat SEPA : elle paie par virement de son comptable public. Téléchargez le PDF émis et déposez-le vous-même sur Chorus Pro. Voir Les collectivités et Chorus Pro.
Payeur public
Un enfant confié à l’ASE
Le payeur est souvent le conseil départemental : renseignez son SIRET et cochez Personne publique, sans attestation fiscale. Demandez au département comment il veut recevoir la facture (Chorus Pro ou non).
Le prélèvement SEPA
L’IBAN, la référence de mandat (RUM) et la date de signature du mandat font, ensemble, entrer la famille dans le fichier de prélèvement. Un mandat à moitié saisi écarte simplement la facture du fichier. Voir Encaisser les règlements.
À quel titre la place est occupée
Le dernier champ de Nature du contrat dit sur quelle base la place est tenue : place ordinaire (par défaut), place garantie pour un public en insertion, place AVIP ou berceau réservé par un employeur. Il ne change pas le tarif : il compte les places que l’établissement doit réserver à ces publics. Voir Les places garanties.
Le contrat en PDF
Téléchargez le contrat rédigé depuis la ligne du contrat. Son détail du calcul permet à la famille de retrouver le montant au centime. Un délai de prévenance des absences porté par la formule y figure comme un engagement écrit de la famille ; il ne change aucune déduction.
Les conditions particulières s’impriment telles quelles (« Léa est accueillie par sa grand-mère, Mme Solange Durand, les mercredis à partir de 12h30 »). La Note, juste en dessous, reste interne.
Faire signer
Téléchargez et imprimez le contrat en deux exemplaires.
Faites signer : chaque partie a son emplacement, précédé de la mention « lu et approuvé ».
Scannez l’exemplaire signé et déposez-le dans l’onglet Documents de l’enfant : c’est lui qui fait foi.
Modifier le contrat dans Kidino ne modifie pas le papier signé : un changement de conditions passe par un avenant et un nouveau contrat signé. Sans raison sociale, SIRET ni adresse dans Établissement, votre structure s’imprime en blanc.
Avenants : dupliquer plutôt que modifier
Nouveaux revenus, nouveau planning, nouveau payeur ?
Clore le contrat en cours : posez-lui une date de fin.
Dupliquer le contrat depuis sa ligne : le nouveau démarre le lendemain. Saisissez la date de fin et ce qui change. Le mandat SEPA est repris tel quel ; remplacez-le si la famille en signe un nouveau. La fin de la période d’adaptation n’est pas reprise.
Réservez Modifier le contrat aux erreurs de saisie.
À savoir
Un contrat déjà facturé
Dès qu’une facture est émise, le contrat porte la mention Facturé : sa formule ne se change plus, et ni lui ni la fiche de l’enfant ne se suppriment. Les factures émises ne bougent pas : l’écart se règle sur la ligne Régularisation (facturation à échoir), sinon par un avoir partiel ou une ligne ajoutée à la facture suivante (voir Corriger une facture émise).
Le préavis de résiliation
Le contrat porte son propre préavis, pré-rempli depuis la formule et négociable, puis figé : monter le préavis d’une formule ne change pas les contrats déjà signés.
Le préavis ne joue que si vous avancez la date de fin, ou en posez une sur un contrat sans fin : un contrat qui arrive à sa fin signée ne doit rien de plus. Si un contrat prend la suite le lendemain, c’est un avenant, sans effet de préavis. Sinon, c’est une vraie rupture : la mensualisation reste due jusqu’à la fin du préavis, compté à partir du jour où vous avancez la date, même si la nouvelle fin est plus proche.
Contrats PSU
Sur le contrat, renseignez :
- les Ressources mensuelles retenues et leur Année (N−2) ;
- les Enfants à charge et les Enfants bénéficiaires de l’AEEH ;
- le N° allocataire et le régime de la famille ;
- la Consultation CDAP : Oui, Non ou Non demandé, imprimée sur le contrat ;
- le code INSEE et la commune de résidence de l’enfant, distincts de l’adresse du payeur, pour Filoué. Une famille qui refuse l’enquête se signale par la case La famille a refusé de participer à l’enquête FILOUE.
Ressources inconnues ? Choisissez la Base de ressources qui correspond à la situation et notez la raison dans Justification (« refus écrit du 12/09 »). Une facture calculée sur des ressources non confirmées est signalée provisoire : prévoyez de la régulariser.
Chaque 1er janvier, faites un avenant avec les ressources de la nouvelle année N−2 ; l’écran Facturation signale les contrats à actualiser.
La règle : Le barème et les ressources, Quand les ressources ne sont pas connues, L’accueil d’urgence.
Contrats PAJE-CMG
Au-delà du plafond horaire du CMG, la famille risque de perdre son complément : Kidino vous le signale sur le contrat. Voir Le tarif et le plafond horaire.
Le contrat PDF porte la clause de mandat par laquelle la famille vous charge de déclarer chaque mois ses heures et son coût à la Caf. Une fois le contrat signé, reportez sa date dans Mandat CMG signé le : sans elle, le mois n’est pas déclaré. Voir Le mandat CMG et Attestation mensuelle CMG.
Contrats privés
Les absences ne se déduisent que selon les règles de déduction de la formule : sans elles, aucune ne se déduit. Voir Tarif libre : PAJE-CMG et privé.
Qui peut faire quoi
Seule la direction voit les montants, crée, modifie ou supprime un contrat et en télécharge le PDF : il porte des données sensibles (revenus, IBAN). Un compte Équipe consulte la période, la formule, les jours et les heures prévus, sans le montant.