Facturer les familles

L'écran Facturation rassemble, mois par mois, les montants dus par chaque famille : les heures prévues par le contrat, celles réellement effectuées, et le montant qui en résulte. C'est le prolongement direct du contrat d'accueil.

Deux façons de s'en servir, au choix de votre établissement.

Deux modes, un seul réglage

• Facturation dans Kidino — brouillons, émission, PDF, envoi aux familles, suivi des règlements, prélèvement SEPA, journal des ventes : tout le cycle, décrit plus bas.
• Export CSV — le tableau des montants et son export restent disponibles ; vous gardez votre logiciel de facturation ou votre cabinet comptable pour éditer les factures.

Le réglage se trouve dans Établissement → Facturation → Facturation dans Kidino. Basculer d'un mode à l'autre est possible à tout moment ; les factures déjà émises restent inchangées quel que soit le mode choisi ensuite.

Où en est le mois

En tête du tableau, une phrase dit où en est le mois — « 14 contrats à facturer », « 14 brouillons · 8 584,60 € », « 14 factures émises », « Mois soldé » — et un repère montre le chemin : Préparer → Émettre → Envoyer → Encaisser. Il avance au fur et à mesure de votre travail.

Lire le tableau des montants

Pour chaque enfant, sur le mois choisi :

• Prévu — les heures issues de son contrat d'accueil ;
• Effectué — les heures mesurées à partir des arrivées et départs pointés sur l'écran Journée ;
• Au-dessus du contrat — les heures faites en plus du contrat ;
• Montant dû — le montant qui sera facturé (ou exporté) pour la période ;
• À vérifier — les dossiers auxquels il manque une information de contrat.

Le tableau ne montre que les colonnes utiles au moment où vous le lisez : une fois les factures émises, les heures laissent la place au suivi des documents (Facture, Envoi, Règlement). Elles restent consultables dans le détail du calcul, en cliquant sur le montant.

Les heures au-dessus du contrat sont indicatives : pour un contrat mensualisé, le montant facturé suit la mensualisation, pas les heures réelles. Elles servent à repérer les dépassements récurrents — le signal qu'un avenant au contrat s'impose.

Les absences à motif CNAF (maladie, hospitalisation, éviction médicale, fermeture) déduisent automatiquement la mensualisation sur un contrat PSU en accueil régulier — sous réserve, pour une maladie, de la carence des premiers jours : le montant dû en tient déjà compte, pas besoin de correction manuelle.

Filtrez par groupe si besoin. Le filtre est une loupe sur le tableau : les alertes, les exports et l'émission restent, eux, à l'échelle du mois entier.

Le détail du calcul

Un clic sur le montant dû d'une ligne ouvre le détail de ce calcul — de quoi répondre à l'appel qui commence par « mon enfant a été malade une semaine, pourquoi je paie plein tarif ? ». Le panneau donne :

• Ce qui est facturé — chaque ligne du montant (mensualisation, frais annexes, heures complémentaires, période d'adaptation, pénalités de retard, régularisation du mois précédent, lignes ajoutées à la main), avec sa quantité et son montant.
• Les bases de calcul — période facturée, type de contrat et d'accueil, heures effectuées et prévues, jours déduits avec leurs motifs, heures complémentaires, tarif horaire, remise appliquée.
• Le tarif horaire effectif — le montant facturé rapporté aux heures d'accueil. C'est ce chiffre-là que la CAF compare au plafond CMG, et non le tarif saisi sur le contrat : un forfait peut le dépasser sans qu'aucun montant supérieur au plafond n'ait jamais été saisi.
• Le suivi du document — brouillon généré, facture émise, envoyée au payeur, relance envoyée — et le reste dû dès qu'un règlement a été enregistré.

En haut du panneau, un repère dit ce que vous regardez : le numéro de la facture, la mention Brouillon, ou Estimation tant qu'aucun document n'existe — les montants bougent alors encore à chaque pointage.

Pour l'historique de présence d'un seul enfant, sa fiche a par ailleurs son propre onglet Présences.

Le terme échu

Le mois proposé par défaut est le dernier mois terminé, pas le mois en cours : une fois le mois clos, présences, absences et fermetures sont connues, et le montant n'a plus à être corrigé après coup. Le mois courant reste accessible via la navigation, avec un rappel qu'il est provisoire — les montants peuvent encore bouger jusqu'à sa clôture.

C'est le comportement par défaut, et celui de tout contrat PSU. Une formule d'accueil peut cependant passer ses contrats à échoir — facturés en début de mois — voir ci-dessous.

Facturer à échoir

Si vos contrats suivent une configuration réglée « À échoir », le mois se facture à son début, sur la mensualisation prévue au contrat : naviguez jusqu'au mois courant et générez les brouillons comme d'habitude — le rappel « provisoire » reste affiché, puisque les présences ne sont pas encore faites.

Ce qui change ensuite : les écarts constatés une fois le mois écoulé — absences déduites, heures complémentaires, journées hors contrat — ne se perdent pas. Ils sont régularisés sur la facture du mois suivant, sur une ligne Régularisation qui nomme le mois concerné. La famille lit donc, sur une même facture, le mois à venir et le rattrapage du mois passé.

Un contrat qui se termine n'a plus de facture suivante pour porter sa dernière régularisation : Kidino crée alors un document autonome — facture complémentaire, ou avoir si la famille est créditrice — qui s'affiche sous la facture du mois concerné, avec la mention Régularisation.

Les alertes de l'écran

Kidino signale en haut de l'écran ce qui mérite un coup d'œil avant de facturer ou d'exporter. Chacune nomme les contrats concernés :

Exporter le CSV

Le bouton Exporter produit le fichier CSV du mois, disponible dans les deux modes. Pour chaque enfant :

• type de contrat (PSU, PAJE-CMG, privé) et type d'accueil (régulier, occasionnel, urgence) ;
• numéro d'allocataire, régime, AEEH ;
• jours de présence, heures prévues et effectuées ;
• tarif horaire, montant dû, période du contrat ;
• l'identité de votre établissement (raison sociale, SIRET, adresse) en référence.

Le CSV s'ouvre dans Excel et s'importe dans les outils comptables. Transmettez-le tel quel : il contient ce qu'il faut pour facturer les familles et préparer les déclarations.

Facturer dans Kidino

Une fois Facturation dans Kidino activée dans Établissement → Facturation, le cycle complet s'ouvre sur l'écran.

Une facture suit toujours le même chemin. Tant qu'elle est un brouillon, tout est permis ; dès qu'elle est émise, plus rien ne se modifie — seul un avoir peut la corriger :

Brouillons et émission

Le bouton Générer les brouillons crée une facture par enfant (une par contrat s'il y a eu un avenant dans le mois). Un brouillon se régénère et se supprime librement — c'est une proposition interne, jamais montrée aux familles.

Émettre est bloqué tant que l'identité légale de l'établissement (raison sociale, SIRET, adresse, forme juridique…) n'est pas complète — voir Configurer la facturation.

Sur un brouillon, le bouton Ajouter une ligne ajoute une ligne libre (libellé, montant, quantité et unité facultatives) — une caution, un frais d'inscription, tout ce qui ne relève pas d'un frais annexe récurrent de la formule d'accueil. Elle survit à la régénération des brouillons du mois, et se retire au besoin.

PDF et envoi aux familles

Chaque facture émise a son PDF téléchargeable, au format PDF/A-3 — celui que les logiciels d'archivage et les experts-comptables attendent d'un document conservé dix ans. Quand le payeur est une entreprise (SIRET renseigné sur le contrat — berceaux réservés), le PDF embarque en plus les données de la facture — lignes comprises — au format Factur-X, lisibles telles quelles par le logiciel comptable du payeur. Le bouton Envoyer au payeur l'adresse par e-mail à l'adresse renseignée sur le contrat — un brouillon ne peut pas être envoyé, seule une facture émise part aux familles.

Émettre n'est pas envoyer : une facture peut porter un numéro définitif sans avoir jamais atteint la famille. La colonne Envoi dit où en est chacune, et la phrase en tête du tableau compte celles qui restent à envoyer.

Corriger une facture émise

Une facture émise ne se modifie ni ne se supprime : elle se corrige par un avoir, qui reste lié à elle — et qui cite la facture d'origine, numéro et date, sur le document imprimé, comme la réglementation l'exige. Deux formes, selon l'erreur :

• Annuler par un avoir — l'avoir porte le montant opposé de toute la facture, qui est ainsi entièrement annulée. C'est le cas d'une facture émise à tort, ou dont tout est à refaire.
• Avoir partiel — vous cochez les seules lignes à créditer. La facture reste émise et inchangée, l'avoir ne porte que sur les lignes retenues, et la famille doit le solde. C'est le cas d'un repas facturé en trop ou d'un frais annexe qui n'avait pas lieu d'être.

Les deux se lancent depuis le menu Actions de la ligne. Si un avoir partiel existe déjà sur la facture, Kidino vous le signale avant d'en émettre un second — vérifiez ce qui a déjà été crédité.

Une facture porte aussi des lignes négatives (une déduction d'absence, la régularisation du mois précédent) : une sélection qui, au total, ne rend rien à la famille est refusée.

Encaisser les règlements

Émettre ne fait pas rentrer l'argent. Le suivi des règlements, l'onglet À encaisser, les relances par e-mail et le prélèvement SEPA ont leur propre page : Encaisser les règlements.

Journal des ventes

Le bouton Journal des ventes exporte, pour le mois affiché, les écritures comptables (date, compte, pièce, libellé, débit, crédit) correspondant aux factures et avoirs émis — prêt à transmettre à votre comptable ou à importer dans votre logiciel de comptabilité.

Régularisations annuelles

Pour les contrats PSU, Déclarations → Régularisation annuelle génère un brouillon de facture complémentaire pour chaque contrat dont l'enfant a consommé plus d'heures qu'il n'en a été facturé — à retrouver et émettre depuis cet écran. Aucun avoir : les heures réservées non consommées restent dues, et un contrat qui ne correspond plus au rythme de la famille se corrige par avenant.

Qui peut faire quoi

Le personnel consulte les montants et les documents ; générer les brouillons, émettre, annuler et enregistrer un règlement restent réservés au propriétaire — ces actions portent des données sensibles (revenus, IBAN), comme le contrat d'accueil lui-même. Un parent ne voit que ses propres factures émises, en PDF, sans jamais accéder aux brouillons ni au mois en cours d'un autre enfant.

La routine de fin de mois

Encaisser les règlements →