Encaisser les règlements
Impayés, relances et prélèvement SEPA : faire rentrer l'argent une fois les factures émises.
Émettre une facture ne fait pas rentrer l'argent. Tout ce qui suit l'émission — règlements, relances, prélèvement — se traite depuis l'onglet Impayés de l'écran Facturation.
Cette page ne concerne que les établissements qui facturent dans Kidino. En mode export CSV, c'est votre logiciel de facturation qui suit les règlements.
L'onglet Impayés
À côté de Mois, l'onglet Impayés rassemble les factures encore dues toutes périodes confondues : encaisser ne suit pas le calendrier de facturation, et une facture de mars impayée n'a rien à faire dans le tableau de juillet. Le compteur sur l'onglet indique le nombre d'impayés, et le pied du tableau du mois y renvoie une fois les factures émises.
En tête d'écran, le nombre de factures impayées et le reste à encaisser. Deux repères s'y ajoutent seulement quand il y a lieu : les factures échues et les prélèvements en cours — un compteur à zéro n'apprend rien, il fait juste du bruit.
La liste se trie par payeur, par les plus anciennes ou par les plus élevées : l'ordre dans lequel on relance n'est pas celui dans lequel on lit.
Chaque ligne porte son statut : Impayée, Partiel, Réglée ou Trop-perçu, avec le reste dû, la mention « Échue depuis X jours » le cas échéant, le nombre de relances déjà envoyées, et le montant d'avoir éventuel.
Enregistrer un règlement
Le bouton Enregistrer un règlement ajoute un paiement à une facture : montant, date, moyen (prélèvement SEPA, virement, chèque, espèces, carte) et référence facultative. La fenêtre rappelle le total de la facture et son reste dû, pour éviter la faute de frappe qui crée un trop-perçu.
L'historique des règlements reste consultable sur chaque facture : un paiement en deux fois se lit comme deux lignes, pas comme un solde mystérieux.
Relancer les factures échues
Une facture devient échue le lendemain de sa date d'échéance — le délai de paiement se règle dans Configurer la facturation.
Sélectionnez les factures à relancer et utilisez Relancer : un e-mail part au payeur pour chacune. Kidino compte les relances déjà envoyées et l'affiche sur la ligne.
Deux conditions pour qu'une facture soit relançable — les cases restent grisées sinon, en disant pourquoi :
- elle doit être échue (pas seulement impayée) ;
- son payeur doit avoir une adresse e-mail sur le contrat d'accueil.
Avant de lancer une salve de relances
Vérifiez qu'aucun règlement récent n'est resté à saisir. Un chèque encaissé mais non enregistré dans Kidino produit une relance injustifiée — c'est le seul faux pas vraiment coûteux de cet écran.
Prélèvement SEPA
Le prélèvement se prépare depuis l'onglet Impayés — juste après une émission, le pied du tableau du mois propose directement Générer le fichier de prélèvement, qui y mène.
Le bouton Fichier de prélèvement SEPA ouvre d'abord un aperçu : la liste nominative des factures qui seront prélevées et leur total, celles qui ne le seront pas faute de mandat, celles déjà transmises à la banque, et la date de prélèvement souhaitée. Comptez au moins 5 jours ouvrés avant la date de remise à votre banque.
Générer le fichier télécharge alors un fichier pain.008 à déposer sur le portail de votre banque.
Kidino ne débite personne
Le fichier est produit, pas transmis : rien n'est envoyé à votre banque et aucun compte n'est débité tant que vous n'avez pas déposé la remise vous-même.
Qui est prélevé
Sont prélevées les factures encore dues dont la famille a signé un mandat SEPA — IBAN et référence de mandat (RUM) renseignés sur son contrat d'accueil. Le montant prélevé est le reste dû : une facture partiellement réglée n'est prélevée que de son solde. Les familles réglant par virement ou chèque restent hors du fichier, comptées à part dans l'aperçu.
L'identifiant créancier SEPA (ICS) et l'IBAN de l'établissement sont requis, et se renseignent dans Configurer la facturation.
Rejets et représentation
Une facture n'est jamais prélevée deux fois
Une fois dans un fichier, la facture porte la mention Prélèvement du JJ/MM/AAAA et sort des fichiers suivants : le temps que la banque réponde, elle n'est pas représentée. Si le prélèvement est rejeté (provision insuffisante, mandat révoqué), utilisez Remettre au prélèvement dans le menu de la ligne — la facture rejoint le prochain fichier. S'il aboutit, enregistrez le règlement comme n'importe quel autre paiement : c'est ce qui solde la facture et la fait sortir des impayés.
Le fichier distingue la première collecte d'un mandat (séquence FRST) des
suivantes (RCUR), d'après les fichiers déjà générés dans Kidino. Si vous
prélevez déjà ces familles depuis un autre outil, signalez-le à votre banque
avant la première remise.
La routine d'encaissement
Générer le fichier de prélèvement pour les familles sous mandat, et le déposer sur le portail de votre banque.
Enregistrer les règlements au fil de leur arrivée — virements, chèques, espèces, et les prélèvements une fois la banque revenue.
Relancer les factures échues qui restent, une fois les règlements saisis.
Traiter les rejets : « Remettre au prélèvement » pour le prochain fichier.
Quand l'onglet affiche « Aucun impayé », le mois est réellement clos.