Encaisser les règlements
Factures à encaisser, relances et prélèvement SEPA : faire rentrer l'argent une fois les factures émises.
Émettre une facture ne fait pas rentrer l'argent. Tout ce qui suit l'émission se traite depuis deux onglets de l'écran Facturation : À encaisser — qui doit encore, les relances, le prélèvement — et Encaissements — le relevé bancaire, rapproché facture par facture.
À savoir
Cette page ne concerne que les établissements qui facturent dans Kidino. En mode export CSV, c'est votre logiciel de facturation qui suit les règlements.
L'onglet À encaisser
À côté de Mois, l'onglet À encaisser rassemble les factures encore dues toutes périodes confondues : encaisser ne suit pas le calendrier de facturation, et une facture de mars impayée n'a rien à faire dans le tableau de juillet. Le compteur sur l'onglet indique le nombre d'impayés, et le pied du tableau du mois y renvoie une fois les factures émises.
En tête d'écran, le nombre de factures impayées et le reste à encaisser. Deux repères s'y ajoutent quand il y a lieu : les factures échues et les prélèvements en cours.
La liste se trie par payeur, par les plus anciennes ou par les plus élevées.
Chaque ligne porte le reste dû — ce qu'il y a à encaisser, et non le total de la facture. S'y ajoute ce qui mérite un coup d'œil : « Échue depuis X jours », Partiel, Trop-perçu, un prélèvement en cours, le nombre de relances déjà envoyées, ou l'absence d'adresse e-mail.
Enregistrer un règlement
La saisie à l'unité, pour les espèces et les cas isolés — les prélèvements s'encaissent d'un clic avec Encaisser la remise, les virements et chèques par le relevé bancaire.
Le bouton Enregistrer un règlement ajoute un paiement à une facture : montant, date, moyen (prélèvement SEPA, virement, chèque, espèces, carte) et référence facultative. La fenêtre rappelle le total de la facture et son reste dû, pour éviter la faute de frappe qui crée un trop-perçu.
L'historique des règlements reste consultable sur chaque facture : un paiement en deux fois s'y lit comme deux lignes.
Un virement pour plusieurs factures
Une famille de deux enfants règle deux factures d'un seul virement, et une famille en retard en solde parfois trois mois d'un coup. Cochez les factures concernées, puis Enregistrer un règlement : la fenêtre Règlement réparti demande un seul montant et le répartit entre elles.
L'imputation se fait au plus ancien d'abord, et la fenêtre affiche la répartition — facture par facture — avant que vous ne validiez.
- Si le montant couvre exactement le total dû, tout est soldé.
- S'il est inférieur, les plus anciennes sont soldées d'abord, la suivante passe en Partiel.
- S'il est supérieur, l'excédent est porté sur la facture la plus récente, qui passe en Trop-perçu, signalé avant validation.
À savoir
Une sélection périmée est refusée, pas devinée
Si l'une des factures cochées a été réglée entre-temps par un collègue, actualisez la page : la répartition que vous aviez sous les yeux n'est plus celle qui s'appliquerait. Rien n'est enregistré à moitié — les paiements du lot partent ensemble ou pas du tout.
Relancer les factures échues
Une facture devient échue le lendemain de sa date d'échéance — le délai de paiement se règle dans Configurer la facturation.
Sélectionnez les factures à relancer et utilisez Relancer : un e-mail part au payeur pour chacune. Kidino compte les relances déjà envoyées et l'affiche sur la ligne.
Deux conditions pour qu'une facture soit relançable — les cases restent grisées sinon, en disant pourquoi :
- elle doit être échue (pas seulement impayée) ;
- son payeur doit avoir une adresse e-mail sur le contrat d'accueil.
À savoir
Avant de lancer une salve de relances
Vérifiez qu'aucun règlement récent n'est resté à saisir. Un chèque encaissé mais non enregistré dans Kidino produit une relance injustifiée — c'est le seul faux pas vraiment coûteux de cet écran.
Prélèvement SEPA
Le prélèvement se prépare depuis l'onglet À encaisser — juste après une émission, le pied du tableau du mois propose directement Générer le fichier de prélèvement, qui y mène.
Le bouton Fichier de prélèvement SEPA ouvre d'abord un aperçu : la liste nominative des factures qui seront prélevées et leur total, celles qui ne le seront pas faute de mandat, celles déjà transmises à la banque, et la date de prélèvement souhaitée, proposée par défaut à cinq jours ouvrés. Kidino ne laisse pas choisir une date que la banque ne pourrait pas honorer : ni un week-end, ni un jour férié bancaire, ni moins de deux jours ouvrés après aujourd'hui — le délai dont votre banque a besoin pour traiter la remise.
Générer le fichier télécharge alors un fichier pain.008 à déposer sur le portail de votre banque.
Attention
Kidino ne débite personne
Le fichier est produit, pas transmis : rien n'est envoyé à votre banque et aucun compte n'est débité tant que vous n'avez pas déposé la remise vous-même.
L'aller-retour complet, rejets compris :
Qui est prélevé
Sont prélevées les factures encore dues dont la famille a signé un mandat SEPA — IBAN et référence de mandat (RUM) renseignés sur son contrat d'accueil. Le montant prélevé est le reste dû : une facture partiellement réglée n'est prélevée que de son solde. Les familles réglant par virement ou chèque restent hors du fichier, comptées à part dans l'aperçu.
L'identifiant créancier SEPA (ICS) et l'IBAN de l'établissement sont requis, et se renseignent dans Configurer la facturation.
La facture d'une famille sous mandat l'annonce noir sur blanc : mode de règlement Prélèvement SEPA, ICS, référence du mandat, et la mention qui vaut prénotification — la famille sait qu'elle n'a aucun virement à faire, le montant sera prélevé à l'échéance.
Encaisser la remise
Le jour de prélèvement passé, un bouton Encaisser la remise apparaît en tête de l'onglet À encaisser. Il liste les prélèvements arrivés à échéance ; vous cochez Rejeté ceux que votre banque a retournés — avec le motif tel qu'elle l'énonce (« provision insuffisante », AM04…) — puis vous confirmez :
- chaque prélèvement honoré devient un règlement enregistré, daté du jour de prélèvement et au montant exact demandé à la banque — si un chèque est arrivé entre-temps, l'écart apparaît en Trop-perçu plutôt que d'être masqué ;
- chaque rejet rejoint le prochain fichier sans créer de règlement, et son motif est conservé : « rejeté le 9, provision insuffisante » reste lisible sur le dossier, même après une re-présentation réussie.
À savoir
Quarante saisies deviennent un clic
Avant, chaque prélèvement réussi se saisissait à la main, facture par facture. Encaisser la remise enregistre tout le fichier d'un coup — il n'y a plus à saisir que les rejets, en les cochant.
Rejets et représentation
Attention
Une facture n'est jamais prélevée deux fois
Une fois dans un fichier, la facture porte la mention Prélèvement du JJ/MM/AAAA et sort des fichiers suivants : le temps que la banque réponde, elle n'est pas représentée. C'est Encaisser la remise qui tranche — un règlement si le prélèvement a abouti, un retour dans le prochain fichier s'il est rejeté. Remettre au prélèvement, dans le menu de la ligne, garde un autre rôle : annuler la mise en attente d'un fichier généré mais jamais déposé à la banque.
Le fichier distingue la première collecte d'un mandat (séquence FRST) des
suivantes (RCUR), d'après les fichiers déjà générés dans Kidino. Si vous
prélevez déjà ces familles depuis un autre outil, signalez-le à votre banque
avant la première remise.
L'onglet Encaissements : rapprocher le relevé bancaire
Les virements et les chèques, eux, n'arrivent que sur votre relevé — et les pointer un à un est le vrai temps perdu de l'encaissement. L'onglet Encaissements le fait à votre place : déposez l'export de votre banque, et chaque ligne du relevé revient rapprochée d'une facture, à valider d'un clic.
Importer le relevé
Le bouton Importer un relevé ouvre une fenêtre qui guide les trois gestes : exporter le relevé de compte au format CSV depuis le portail de votre banque, le déposer (glisser-déposer ou clic), puis valider les propositions. Aucun réglage à faire : les formats des banques françaises sont reconnus automatiquement — séparateur, dates, montants « 1 234,56 », colonnes Débit/Crédit séparées ou montant signé, accents. Et un même fichier redéposé n'est jamais compté deux fois : au doute, redéposez.
Ce que Kidino propose
Chaque crédit du relevé revient avec sa proposition, selon les indices que la ligne porte :
- Sûr — le libellé cite le numéro de la facture, ou porte le montant exact et le nom du payeur. C'est pour nourrir ce cas que les factures des familles sans mandat impriment « Référence à rappeler : F2026-0042 » dans leur bloc Règlement : une famille qui la recopie dans son virement est rapprochée sans hésitation.
- À vérifier — le montant correspond à une seule facture ouverte, ou à la somme des factures d'une même famille (deux enfants réglés d'un seul virement : la validation répartit comme le règlement réparti).
- Rien — deux factures au même montant et aucun autre indice : Kidino ne devine pas, il vous tend le sélecteur de factures pour trancher vous-même. Un mauvais rapprochement silencieux coûterait plus cher qu'un rapprochement manquant.
Valider enregistre le ou les règlements, datés du jour de banque — pas du jour du clic. Ignorer écarte les lignes hors facturation (frais bancaires, loyer…) : un état réversible, jamais une suppression — la section « ignorées » se déplie et se rétablit.
En pied de tableau, deux chiffres disent où vous en êtes : lignes à traiter et crédits non lettrés. Le rapprochement du mois est terminé quand ils sont à zéro.
À savoir
Le prélèvement n'a pas besoin du relevé — Encaisser la remise l'enregistre déjà. Le relevé sert aux virements et aux chèques ; mais déposer le relevé complet ne risque rien, une ligne déjà encaissée reste simplement sans proposition, à ignorer.
La routine d'encaissement
Générer le fichier de prélèvement pour les familles sous mandat, et le déposer sur le portail de votre banque.
À la date de prélèvement, Encaisser la remise — en cochant, avec leur motif, les rejets que votre banque annonce.
Importer le relevé dans l'onglet Encaissements : virements et chèques se rapprochent en un clic chacun, les espèces se saisissent à la main.
Relancer les factures échues qui restent, une fois les règlements à jour.
Quand À encaisser affiche « Aucun impayé » et Encaissements « Aucune ligne à traiter », le mois est réellement clos — et chaque règlement sait de quelle ligne de relevé il vient.