Fiches employés
Gérer les coordonnées, comptes et rôles de votre équipe.
La liste de l'équipe vit dans Établissement → Employés. Chaque fiche regroupe les coordonnées, le compte d'accès, le rôle et les contrats de l'employé.
La fiche employé
Une fiche porte : prénom, nom, e-mail, téléphone, groupe éventuel. Elle existe indépendamment du compte d'accès — vous pouvez référencer un employé sans qu'il utilise l'application.
Qualification et encadrement
Deux champs de plus, que le calcul d'encadrement a besoin de connaître :
- Qualification — Diplômé (puéricultrice, EJE, auxiliaire de puériculture, infirmier, psychomotricien) ou Qualifié (CAP petite enfance, TISF, BEP…), ou rien si vous ne l'avez pas renseignée. C'est la composition d'équipe que contrôle l'article R2324-42 — 40 % de diplômés au minimum, 60 % de qualifiés au maximum. Kidino enregistre l'information pour que vous l'ayez sous la main le jour où on vous la demande : il ne calcule pas encore ce ratio pour vous.
- Compte dans le taux d'encadrement — cochée par défaut. Décochez-la pour la restauration, l'entretien du linge et des locaux : le taux d'encadrement ne compte que le personnel placé auprès des enfants. La personne reste dans l'équipe, ses pointages et ses feuilles d'heures ne changent pas — elle ne compte simplement plus dans le personnel présent de l'écran Occupation.
Réservé au propriétaire
Créer, modifier ou supprimer une fiche employé, comme envoyer une invitation, est réservé au rôle Propriétaire. Le rôle Personnel voit la liste de l'équipe mais ne peut pas la modifier.
La fiche regroupe aussi, en onglets, les contrats de l'employé (heures hebdomadaires), ses absences (congés payés, arrêt maladie, formation…) et ses heures (le détail de ses pointages), ainsi que sa journée en cours, son groupe, son compte et son rôle.
Une absence saisie dans l'onglet Absences exclut automatiquement les jours concernés du calcul des heures contractuelles : ils n'apparaissent plus comme un manque à régulariser dans Heures de l'équipe.
Le compte d'accès
La fiche indique où en est l'employé :
- Pas de compte — invitez-le depuis sa fiche : il reçoit un lien nominatif pour créer son compte.
- Invitation envoyée — en attente d'acceptation. Depuis la fiche, vous pouvez renvoyer le lien (l'e-mail s'est perdu), le copier pour le transmettre autrement, ou annuler l'invitation.
- Compte actif — il accède à l'établissement.
Le rôle
Un employé a le rôle Personnel ; le rôle Propriétaire donne le contrôle total. Un établissement peut avoir plusieurs propriétaires : depuis la fiche d'un employé au compte actif, le propriétaire peut faire passer son rôle à Propriétaire. Qui peut faire quoi : Rôles et accès.
Départ d'un employé
Supprimez l'employé depuis sa fiche : il perd l'accès à l'établissement. La suppression est irréversible — pensez à exporter ses feuilles d'heures avant, si vous en avez besoin pour la paie.
Pour des feuilles d'heures utiles
Deux compléments rendent les fins de mois automatiques :
- le contrat de l'employé — ses heures hebdomadaires ;
- ses créneaux planifiés — ses horaires prévus, comparés aux heures pointées ;
- ses absences déclarées — pour qu'un congé ne ressemble pas à des heures manquantes.