Configurer la facturation

L'onglet Facturation de la page Établissement (rôle Propriétaire) regroupe l'identité légale de l'établissement et, si vous facturez dans Kidino, tout ce qu'une facture doit porter. Deux réglages valent pour la structure entière et ont leur carte, Règles de votre établissement : la carence maladie CNAF et la pénalité de départ après la fermeture. Tout le reste — le prix, les déductions, les dépassements, le préavis, l'adaptation, l'arrondi des heures mesurées, le délai de prévenance — appartient à l'offre elle-même et se règle en bas du même écran, dans la carte Formules d'accueil.

Facturation dans Kidino, ou export

La bascule Facturation dans Kidino décide du mode de l'écran Facturation :

• Activée — brouillons, émission, PDF, envoi aux familles, suivi des règlements, prélèvement SEPA et journal des ventes deviennent disponibles.
• Désactivée — seuls le tableau des montants et l'export CSV restent accessibles, pour votre logiciel de facturation externe ou votre cabinet comptable.

Vous pouvez basculer d'un mode à l'autre à tout moment ; les factures déjà émises ne sont jamais affectées par ce réglage.

Identité légale de l'établissement

Reprise sur chaque facture émise, en plus de la raison sociale et du SIRET déjà renseignés sur l'onglet Général :

• Forme juridique — SAS, SARL, association loi 1901, régie…
• RCS — numéro et ville du greffe.
• Capital social — tel qu'il doit apparaître sur la facture (par exemple « 10 000 € ») ; à laisser vide pour une association ou une régie.

Délai de paiement et pénalités

• Délai de paiement (en jours) — nombre de jours entre l'émission d'une facture et son échéance, imprimé sur le document.
• Pénalités de retard (en %) — taux annuel appliqué en cas de retard. Laissez vide pour appliquer le taux légal (taux BCE + 10 points), recalculé automatiquement.

Numérotation

• Préfixe factures — donne des numéros du type F2026-0001.
• Préfixe avoirs — donne des numéros du type A2026-0001.

Chaque préfixe accepte 1 à 8 lettres, sans chiffre ni séparateur. La numérotation est continue et sans trou dans chaque série : elle ne peut pas être modifiée ni réinitialisée après la première émission.

Prélèvement SEPA

• Identifiant créancier SEPA (ICS) — attribué par votre banque. Il est aussi imprimé sur les factures prélevées, avec la référence du mandat : la facture vaut ainsi prénotification du prélèvement pour la famille.
• IBAN de l'établissement et BIC — le compte sur lequel les règlements sont encaissés.

Ces trois informations sont nécessaires pour générer un fichier de prélèvement depuis l'onglet À encaisser — voir Encaisser les règlements. Le mandat SEPA de chaque famille (IBAN, référence de mandat) reste renseigné sur son contrat d'accueil.

Règles de votre établissement

Deux réglages, valables pour toute la structure :

• Carence maladie (CNAF) — les jours calendaires en tête d'une absence maladie avant que la déduction commence, 3 par défaut à la CNAF. Elle s'applique d'office à tous les contrats PSU, et aux déclarations FILOUÉ comme à la régularisation annuelle.
• Départ après la fermeture — la pénalité facturée par tranche entamée après l'heure de fermeture de la structure, et la case Appliquer aussi aux contrats PSU. Voir Pénalité de retard ci-dessous.

Formules d'accueil

Une formule d'accueil est l'une des offres que vend votre établissement : « Accueil régulier », « Halte-garderie », « Berceau entreprise ». Elle porte tout ce qui décide du prix d'un contrat, et chaque contrat en nomme une — obligatoirement, PSU compris.

Chaque formule porte cinq choses :

• L'offre — son régime de financement (PSU, PAJE-CMG ou privé) et sa modalité d'accueil (régulier, occasionnel, urgence). Ces deux choix décident du reste du formulaire.
• Le prix — le mode de tarification et son tarif : horaire, forfait jour, demi-journée, semaine, mois, ou forfait d'heures ; le lissage (mensualisé ou au réel), la base de proratisation et le rythme de facturation ; la dégressivité (des tranches selon le volume d'heures, les revenus déclarés ou le rang de fratrie) ; les remises ; les frais annexes ; et le tarif d'une journée hors contrat.
• Les conditions — le préavis de résiliation proposé par cette offre, la tarification de la période d'adaptation (offerte, à son propre tarif à la journée, ou au tarif normal) et le délai de prévenance des absences.
• La conduite — la politique de déduction d'absence avec ses règles par motif (carence, minimum de jours consécutifs, plafond annuel, part déduite), les dépassements (tarif, arrondi, franchise mensuelle) et les heures mesurées (arrondi par accueil, durée minimum facturée).
• Son nom, celui que vous employez devant une famille.

Ce que cette formule facture

En bas de l'éditeur, un tableau récapitule ce qui sera réellement facturé : le prix, le rythme de facturation, les déductions, les dépassements, le préavis, l'adaptation et le départ après la fermeture. Chaque ligne indique d'où vient la règle quand elle ne vient pas de la formule — « imposé par le barème » pour un contrat PSU, « règle de l'établissement » pour la pénalité de retard.

C'est l'endroit où vérifier ce qu'on vient de saisir, sans avoir à remonter les sections une par une.

La formule proposée par défaut

Une formule peut être cochée Proposée par défaut sur un nouveau contrat. C'est un raccourci de saisie, et rien d'autre : le formulaire de contrat s'ouvre dessus. Elle ne gouverne aucune facturation — un contrat nomme toujours la sienne — et la changer ne déplace donc jamais un montant.

Votre établissement démarre avec une formule, cochée par défaut, au régime que vous avez indiqué à la création : « Accueil régulier PSU », « … PAJE-CMG » ou « … privé » (voir Créer son établissement). Une note sous le tableau vous rappelle ce qu'il lui reste à faire, tant que c'est encore possible :

• en PSU, rien — le barème CNAF la tarife. La note signale seulement que si votre structure n'est pas conventionnée, c'est le moment de la corriger ;
• en PAJE-CMG ou en privé, la formule est créée sans tarif : la note vous demande de le saisir avant vos premiers contrats, faute de quoi la première facture sortirait sans montant.

Ce que la liste vous dit

Le tableau donne, par formule : son nom et ce qui la distingue (déductions, tranches, remises, frais), son régime, sa modalité, ses conditions (préavis, adaptation), son tarif, et le nombre de contrats qu'elle facture.

Ce dernier est le chiffre à regarder avant toute modification : il est affiché en plein sur les formules en service et se lit « Jamais utilisée » sur les autres. Il est cliquable — il ouvre la liste nominative des contrats concernés, chacun menant à la fiche de l'enfant, pour savoir qui une révision de tarif toucherait.

Kidino refuse d'enregistrer une formule incohérente : deux tranches qui se chevauchent sur le même critère, une borne haute inférieure à la borne basse, ou une remise qui porterait à la fois un pourcentage et un montant. Le champ fautif est signalé à l'enregistrement.

Rythme de facturation

Dans la section Lissage & proratisation, le Rythme de facturation décide du moment où le mois est facturé :

• À terme échu — le mois est facturé une fois terminé. Présences, absences et fermetures sont alors connues : le montant est juste du premier coup et n'a pas à être corrigé après.
• À échoir — le mois est facturé à son début, sur la mensualisation prévue au contrat. Les écarts constatés ensuite (absences déduites, heures complémentaires, journées hors contrat) sont régularisés sur la facture du mois suivant, sur une ligne « Régularisation » qui nomme le mois concerné.

L'à échoir reste sans effet sur les contrats PSU, dont le barème CNAF suppose un mois mesuré, et ne se combine pas avec un lissage au réel.

Pénalité de retard

Réglée une fois pour toutes dans Règles de votre établissement, et non formule par formule.

Elle se facture quand l'enfant est récupéré après l'heure de fermeture de la structure — celle de vos horaires d'ouverture, pas celle du contrat. Elle se compte par tranche de retard entamée : avec une tranche de 15 minutes, 40 minutes de retard font trois tranches.

C'est bien une pénalité, distincte des heures complémentaires : le temps passé entre la fin prévue au contrat et la fermeture reste de l'accueil, et se facture comme tel. Les deux ne se cumulent donc jamais sur les mêmes minutes. Laissez le montant vide pour ne facturer aucune pénalité.

Par défaut, elle ne touche aucun contrat PSU : le barème n'admet pas de supplément. La case Appliquer aussi aux contrats PSU lève cette exclusion — la CAF autorise une pénalité mentionnée au règlement de fonctionnement, à charge pour vous de la déduire du calcul de la PSU dans vos données d'activité, que Kidino ne produit pas. Le résumé de la carte ajoute alors « PSU compris », pour que la décision reste lisible.

Dégressivité : globale ou marginale

La section Dégressivité ajoute des tranches qui font varier le tarif selon trois critères : le volume d'heures du mois, les revenus déclarés, le rang de fratrie.

Le choix Globale / Marginale ne concerne que les tranches de volume. Sur une grille « au-delà de 100 h : 6 € », pour un mois à 120 h :

• Globale — les 120 heures passent à 6 €.
• Marginale — les 100 premières restent au tarif de base, les 20 suivantes passent à 6 €.

Les tranches de revenus et de rang de fratrie s'appliquent dans les deux cas, et se cumulent avec la dégressivité de volume.

Le critère Revenus déclarés ne se limite pas au PSU : les ressources sont demandées sur tout contrat PSU, et sur les autres dès que la formule porte une tranche de revenus — de quoi construire un tarif social sur une offre PAJE-CMG ou privée.

Plafond annuel d'une règle de déduction

Chaque règle de déduction personnalisée accepte un Plafond annuel : le nombre de jours au maximum déductibles dans l'année civile pour ce motif, par contrat. « Convenance personnelle, 10 jours par an » se règle ainsi.

Le décompte suit l'année civile et ne retient que les jours réellement déduits : un jour tombé dans la carence, ou une absence trop courte pour atteindre le minimum de jours consécutifs, ne consomme pas le plafond. Une fois l'allocation épuisée, les absences suivantes du même motif sont facturées normalement. Laissez le champ vide pour ne pas plafonner.

Heures mesurées

La section Heures mesurées n'apparaît que sur les offres qu'elle concerne : l'accueil occasionnel, l'urgence, et une offre horaire lissée au réel — partout où le mois se facture sur les heures pointées plutôt que sur une mensualisation.

• Arrondi par accueil — « toute demi-heure commencée est due ». Chaque accueil est arrondi séparément, jamais le cumul du mois : un enfant venu deux fois 2 h 10 doit 5 h, pas 4 h 30.
• Durée minimum facturée — par accueil, 0 pour aucun minimum. La CAF laisse le choix au gestionnaire mais demande qu'il figure au règlement de fonctionnement ; la Caf 35 préconise 2 h.

Sous barème PSU, l'arrondi n'est pas proposé : il est de 30 minutes quoi qu'il arrive, c'est une obligation et non une préférence. La durée minimum, elle, reste la vôtre — le barème nomme explicitement ce choix.

Délai de prévenance des absences

Dans la section Conditions, à côté du préavis de résiliation : le nombre de jours dont la famille dispose pour annoncer une absence prévue au contrat.

Il est informatif : aucune déduction n'en dépend, et il n'entre dans aucun calcul de facture. Il existe parce que c'est une clause que le règlement de fonctionnement doit porter, et parce qu'il s'imprime sur le contrat d'accueil remis à la famille. Toutes les formules le proposent, barème compris.

Dupliquer, archiver

Pour obtenir un « Forfait 4 jours » à partir du « Forfait 5 jours » qui fonctionne déjà, utilisez Dupliquer : la copie reprend tranches, remises, déductions et frais, et s'appelle « … (copie) » le temps que vous la renommiez.

C'est aussi le seul chemin pour réviser une offre déjà signée sans toucher aux contrats en cours : dupliquer, corriger la copie, archiver l'ancienne. Les familles déjà engagées gardent leurs conditions, les nouvelles signent les nouvelles.

Archiver retire une formule des listes sans la supprimer : les factures déjà émises qui s'y réfèrent restent intactes, et surtout les contrats qui la facturent continuent de la facturer. Elle disparaît seulement des listes de choix. La confirmation nomme la formule et indique combien de contrats la suivent.

Une note sous le tableau rappelle les formules archivées encore appliquées et le nombre de contrats concernés, de quoi les réaffecter quand vous le décidez.

Un contrat choisit sa formule dans son propre onglet — voir Le contrat d'accueil.

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