Suivre l'occupation
Taux d'occupation, places disponibles et taux d'encadrement en temps réel.
L'écran Occupation est votre tableau de bord : il compare en permanence ce qui se passe dans l'établissement à ce que votre agrément exige.
Les indicateurs du jour
- Enfants présents et places disponibles — par rapport à votre capacité agréée (carte Places de l'onglet Général de l'établissement).
- Occupation — le taux du jour.
- Encadrement — le personnel présent comparé au personnel requis. Le calcul distingue enfants qui marchent et qui ne marchent pas (d'où l'importance du champ mobilité sur les fiches enfants) ; le ratio, le plancher de professionnels et le surnombre toléré se règlent dans la carte Encadrement.
Une frise montre les présences créneau par créneau : un moment en sous-effectif est signalé — « Sous-effectif sur 14h–16h ». Quand tout va bien : « Dans les clous toute la journée. »
Le personnel qui ne compte pas dans le ratio
La restauration et l'entretien ne comptent pas dans le taux d'encadrement : la case Compte dans le taux d'encadrement de la fiche employé les en exclut, sans les retirer des feuilles d'heures. Voir Fiches employés.
Dépasser la capacité : surnombre ou hors limites
Dépasser l'agrément un jour donné est un droit, pas un incident : la réglementation tolère un dépassement (art. R2324-27) à condition que la moyenne hebdomadaire reste sous 100 %. Kidino compare donc chaque journée au surnombre toléré que vous avez déclaré, et le dit par la couleur des indicateurs Occupation et Places disponibles :
- sous la capacité — couleur normale ;
- au-dessus de la capacité, mais dans la marge que vous avez déclarée — orange : c'est un dépassement légitime, pas une alerte ;
- au-delà de cette marge — rouge.
La frise de la journée suit les mêmes couleurs. Tant que le surnombre toléré est laissé à 0 — sa valeur de départ — le moindre dépassement passe en orange.
Le taux hebdomadaire
À côté du sélecteur de semaine, une pastille donne l'occupation hebdomadaire — la seule mesure que la réglementation plafonne, et celle qu'une visite de PMI demande. Elle rapporte les heures d'accueil réellement prévues pour les enfants aux heures pendant lesquelles vous auriez pu les accueillir ; ce n'est donc pas la moyenne des pointes de chaque journée. Au-delà de 100 %, elle passe en rouge : la semaine est hors limites quoi qu'ait donné chaque journée prise isolément.
Ce sont vos horaires d'ouverture qui donnent les heures d'ouverture de référence. Un jour sans horaires est traité comme fermé : il n'entre pas dans la moyenne, et ne vient donc pas l'adoucir.
Sans horaires d'ouverture, le taux réglementaire n'existe pas
Faute d'horaires renseignés, Kidino affiche à la place la moyenne des pointes journalières, signalée « (pointe) » — un repère utile, mais qui répond à une autre question. Renseignez vos horaires d'ouverture pour obtenir le taux réglementaire.
Prévu ou effectué
Les indicateurs distinguent le prévu (contrats d'accueil des enfants, créneaux planifiés de l'équipe) de l'effectué (pointages réels). Vous pouvez donc :
- anticiper — choisissez une date future pour voir l'occupation et l'encadrement prévus, et détecter un trou de planning avant qu'il n'arrive ;
- constater — sur une date passée, comparer ce qui était prévu à ce qui s'est réellement passé.
Le planning de l'équipe au même endroit
L'écran Occupation permet aussi de gérer les créneaux de l'équipe, avec la copie d'une semaine sur l'autre pour ne pas tout ressaisir — le détail est dans Planifier les créneaux.
Partager le planning de l'équipe
Le bouton Partager affiche un aperçu du planning de la semaine : les créneaux de chacun, jour par jour, avec le nom de l'établissement et les dates de la semaine — pratique pour le montrer à l'écran ou le transmettre à l'équipe.