Absences des employés
Déclarer congés, arrêts et formations pour que le relevé d'heures reste juste.
Une absence déclarée dit pourquoi un employé n’a pas pointé. Sans elle, un congé payé ressemble, en fin de mois, à des heures manquantes.
Déclarer une absence
Sur la fiche de l’employé (Établissement → Employés), onglet Absences, Ajouter une absence. Plus vite : à l’écran Pointage, le + de la colonne de l’employé propose Absence. Renseignez :
- une date de début et une date de fin ;
- un motif : Congé payé, Arrêt maladie, Congé sans solde, Formation ou Autre ;
- une note, libre.
L’absence se saisit par journées entières. Un congé maternité, un accident du travail ou un événement familial se rangent dans Autre, avec une note. N’écrivez pas de détail médical dans la note : le motif suffit.
Les absences se gèrent avec le rôle Direction ; un compte Équipe ne voit que les siennes. Voir Rôles et accès.
Ce que ça change sur le relevé d’heures
Un jour d’absence ne compte ni comme heure prévue, ni comme heure manquante : il ne creuse aucun écart avec le planning ni avec le contrat. Il est compté à part dans le relevé d’heures du mois.
Inutile de retirer les créneaux du planning pendant un congé : l’absence l’emporte, et l’employé absent ne compte plus dans l’encadrement de l’écran Occupation.
Choisissez le motif Formation pour une formation suivie sur le temps de travail : c’est du temps de travail, pas une absence (la règle). Ses jours sont comptés à part, jamais dans les jours d’absence.
Un calendrier, pas un compteur
Ces absences forment un calendrier : le décompte des droits à congés reste chez votre gestionnaire de paie, à qui l’export du mois donne le total des jours d’absence.
La bonne habitude
Saisir le congé dès qu’il est posé, pas en fin de mois : l’écran Occupation montre alors l’encadrement réel des semaines à venir.
Déclarer l’arrêt maladie le jour où il arrive, même si vous n’avez pas encore sa durée exacte — la période se corrige ensuite.
Vérifier l’onglet avant l’export de paie : un écart inexpliqué est presque toujours une absence qui n’a pas été saisie.