Sécurité et RGPD

Identités d’enfants, coordonnées de familles, informations de santé : vous manipulez des données sensibles. Voici où elles sont, qui y accède et ce que Kidino fait pour les protéger. Ce que le RGPD vous demande, à vous : Données personnelles.

Hébergement en FranceCopier le lien

L’application, sa base de données et les fichiers que vous y déposez (documents des dossiers, photos du blog) sont hébergés en France, chez OVHcloud, hébergeur français soumis au droit européen. Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS). La base de données n’est pas accessible depuis Internet, et elle est sauvegardée chaque jour.

Deux prestataires sont hors de cet hébergement, et aucun des deux ne reçoit les dossiers des enfants, des familles ou de l’équipe :

• Stripe encaisse votre abonnement à Kidino. Il traite les coordonnées de paiement de l’établissement ; les transferts hors de l’Union européenne qu’il peut impliquer sont encadrés par des clauses contractuelles types.
• Google (Google Ads) mesure les inscriptions venues de nos annonces, seulement avec votre accord, et ne voit aucune donnée de votre crèche : le détail est dans la politique de confidentialité.

Isolation des établissementsCopier le lien

Tous les établissements partagent la même application : vos fiches enfants, vos plannings et vos exports ne sont visibles que par les membres de votre établissement. L’isolement est logique, pas une base séparée par client.

Des accès selon le rôleCopier le lien

Chaque personne ne voit que ce qui la concerne : voir Rôles et accès et Ce que voient les parents. Une borne a les droits du rôle Équipe, données de santé comprises : gardez-la sous les yeux de l’équipe et verrouillez-la en dehors des heures d’ouverture.

Connexions et mots de passeCopier le lien

Les comptes sont protégés par mot de passe avec vérification de l’adresse e-mail ; pour un compte créé depuis une invitation, le lien envoyé à cette adresse en tient lieu. Les invitations (équipe comme parents) sont nominatives et expirent au bout de 7 jours. Il n’y a pas de double authentification. Pour retirer l’accès d’un employé qui part ou d’une borne, voir Retirer un accès.

Pour votre registre des traitementsCopier le lien

Sur ces données, c’est votre établissement le responsable de traitement, et Kidino votre sous-traitant (art. 28 du RGPD) : voir Qui est responsable du traitement. Les deux documents que votre registre ou votre DPO vous réclamera sont publics :

• l’accord de traitement des données (DPA) : l’encadrement de la sous-traitance, les mesures de sécurité, le sort des données en fin de contrat, et la liste nominative de nos prestataires avec ce que chacun traite ;
• la politique de confidentialité : les finalités des traitements dont Kidino est lui-même responsable (vos comptes, l’abonnement).

Le DPA s’applique dès la création de votre établissement, période d’essai comprise, sans signature séparée. Si votre gestionnaire ou votre collectivité exige une version signée, demandez-la à contact@kidino.fr.

Les durées de conservation des dossiers vous reviennent, comme responsable de traitement : voir Combien de temps garder les données. Un enfant sans facture se supprime depuis sa fiche. Un enfant facturé ne se supprime pas : ses factures se conservent dix ans et doivent rester explicables. Pour toute autre demande d’effacement, écrivez à contact@kidino.fr : nous verrons avec vous ce qui peut l’être. Quand l’abonnement d’un établissement prend fin, les CGV prévoient que ses données sont conservées douze mois, puis supprimées.

Les données de l’équipeCopier le lien

Le pointage se fait sans photo prise à chaque passage, sans biométrie ni géolocalisation. Le motif d’une absence n’est lu que par la direction et l’employé lui-même ; un collègue le voit seulement absent. Avant de lancer le pointage, informez l’équipe : voir Les données de l’équipe.

Les pré-inscriptionsCopier le lien

Le formulaire de pré-inscription montre à la famille une mention d’information au nom de votre établissement, responsable du traitement : la finalité (étudier sa demande de place), le destinataire (votre équipe), les durées de conservation, ses droits d’accès, de rectification et d’effacement, et Kidino comme hébergeur sous-traitant (voir Ce que vous devez dire aux familles). Pour exercer ses droits, la famille est renvoyée à l’e-mail de contact de l’établissement : renseignez-le dans Réglages de l’établissement.

Une demande non suivie d’admission est supprimée d’elle-même au bout des durées données dans Pré-inscriptions. Si une famille demande l’effacement avant, supprimez son dossier depuis le dossier lui-même. Un dossier accepté, devenu fiche enfant, suit les règles ci-dessus.

Vos données vous appartiennentCopier le lien

La direction exporte à tout moment, depuis l’application, en CSV ou en PDF : les présences, le journal des pointages, le registre des médicaments, le journal des ventes, le relevé d’heures de l’équipe, chaque facture émise et les déclarations (Filoué, régularisation PSU, CMG).

Le reste du dossier (fiches enfants et parents, santé, documents, photos, contrats) vous est remis sur demande à contact@kidino.fr, comme le prévoient les CGV. En fin de contrat, vous choisissez entre cette restitution et la suppression.

Nous ne revendons aucune donnée, et il n’y a pas de publicité dans l’application.

Une question précise ?Copier le lien

Pour toute question RGPD (registre de traitement, sous-traitants, durée de conservation), écrivez-nous via le formulaire de contact ou à contact@kidino.fr : nous répondons de manière détaillée, documents à l’appui.