Dépannage

Ouvrez la fiche de la personne concernée — fiche employé pour l'équipe, onglet Parents de la fiche enfant pour une famille. Tant que l'invitation n'est pas acceptée, trois actions sont disponibles :

• Renvoyer le lien, si l'e-mail s'est perdu ;
• Copier le lien, pour le transmettre autrement (SMS, main à main) ;
• Annuler l'invitation, par exemple en cas d'erreur d'adresse.

Faites d'abord vérifier les spams : c'est la cause la plus fréquente. Et rappelez que l'invitation est nominative — le lien ne fonctionne qu'avec l'adresse e-mail invitée, pas avec une autre.

Sur l'écran de connexion, « Mot de passe oublié ? » envoie un lien de réinitialisation à l'adresse du compte. Si le lien a expiré, l'écran propose « Demander un nouveau lien ».

Vous n'avez rien à faire de votre côté : un propriétaire ne réinitialise pas le mot de passe de quelqu'un d'autre, chacun le fait depuis son adresse e-mail.

Le compte existe mais son adresse n'a jamais été confirmée. L'écran propose « Renvoyer l'e-mail » de vérification — puis vérifiez les spams. Tant que l'adresse n'est pas confirmée, la connexion reste bloquée.

C'est presque toujours une question de rôle. Un compte Personnel gère tout le quotidien mais n'accède ni aux paramètres de l'établissement, ni aux déclarations, ni à l'abonnement, et ne peut pas créer ou modifier une fiche employé.

Vérifiez son rôle sur sa fiche employé — un propriétaire peut le faire passer Propriétaire si c'est justifié. La grille complète : Rôles et accès.

Ouvrez l'écran Journée à la date concernée (pas celle d'aujourd'hui) et ajoutez ou corrigez son départ. Tous les écrans mensuels se recalculent aussitôt.

Un enfant non dépointé fausse ses heures effectuées du mois, et donc celles déclarées à la CAF. Vous n'avez pas à les chercher : l'écran Facturation affiche l'alerte Journée non refermée avec un lien vers chaque jour concerné. La routine de fin de mois →

Le tableau de la Journée se consulte à n'importe quelle date, mais ne s'écrit que jusqu'à aujourd'hui : un pointage saisi à l'avance compterait comme une présence réelle le jour venu.

Pour enregistrer une absence connue d'avance, passez par l'onglet Absences de la fiche enfant, qui accepte les dates futures.

Même manœuvre sur l'écran Pointage, à la date concernée : cliquez l'entrée pour corriger l'heure ou la supprimer.

Et s'il n'a pas pointé du tout ce jour-là ? Il n'y a alors aucune entrée à cliquer : utilisez le + de sa colonne pour saisir l'arrivée, puis à nouveau pour le départ. Un pointage ajouté après coup compte comme un pointage fait sur le moment.

L'export mensuel des heures signale les jours sans dépointage : c'est la colonne à parcourir avant de transmettre à la paie. Heures de l'équipe →

Si l'employé était en congé ou en arrêt, ne saisissez rien : déclarez l'absence sur sa fiche, et le jour cesse d'être compté comme un manque. Absences des employés →

C'est normal, et voulu : la fiche reste dans l'établissement pour que son historique et ses factures restent consultables. Sa colonne sur l'écran Journée sera simplement vide.

Ce qui compte, c'est que son contrat porte une date de fin : au-delà, plus rien ne lui est facturé et il ne compte plus dans le rang de fratrie de ses frères et sœurs. Ne supprimez pas la fiche — l'application le refuse d'ailleurs dès qu'une facture a été émise pour cet enfant. Quand un enfant part →

Trois causes, dans cet ordre :

1. La mobilité des enfants. Le calcul distingue marcheurs et non-marcheurs. Un enfant dont la mobilité n'a pas été mise à jour depuis qu'il marche pèse encore sur le ratio des non-marcheurs. Le champ est sur l'onglet Général de sa fiche.
2. Les pointages en retard. L'encadrement compare le personnel présent aux enfants présents : si l'équipe ne s'est pas encore pointée, le sous-effectif affiché est un artefact.
3. Un employé exclu du ratio. La case Compte dans le taux d'encadrement de sa fiche est décochée — attendu pour la restauration et l'entretien, à corriger si elle l'a été par erreur. Un plancher de professionnels présents peut aussi exiger deux personnes là où le ratio n'en demanderait qu'une.

Les ratios, le plancher et le surnombre toléré se règlent dans Réglages de l'établissement.

Les limites en vigueur :

• photo de blog — 10 Mo par photo, 12 photos par post ;
• document du dossier enfant — 20 Mo par fichier ;
• photo de profil d'un enfant — 5 Mo.

Une photo prise avec un téléphone récent dépasse rarement ces tailles ; un scan de document, souvent. Réduisez la résolution du scan avant de réessayer.

L'identité légale de l'établissement est incomplète — Kidino refuse d'émettre une facture non conforme. Un encart en haut de l'écran Facturation nomme les champs manquants (forme juridique, RCS, capital social, SIRET, adresse…).

Complétez-les dans Configurer la facturation, puis revenez : le bouton se débloque.

Il manque au contrat une information nécessaire au calcul : tarif horaire, revenus pour un contrat PSU, mensualisation, ou le payeur lui-même. L'alerte en haut de l'écran nomme les contrats concernés.

Tout se corrige dans l'onglet Contrat de la fiche enfant. Le contrat d'accueil →

Ouvrez le détail du calcul : un clic sur le montant dû de la ligne. Le panneau donne les lignes facturées, les heures effectuées et prévues, et surtout les jours déduits avec leurs motifs — de quoi répondre précisément plutôt que de reconstituer le mois.

Rappelez que sur un contrat mensualisé, le montant suit la mensualisation, pas les heures réelles : c'est le principe même du lissage. Le détail du calcul →

Quatre vérifications, dans cet ordre :

1. La carence. Une absence maladie ne déduit qu'à partir du 4ᵉ jour calendaire par défaut — les premiers jours restent dus.
2. Le régime de la formule. Les déductions CNAF automatiques ne concernent que les contrats PSU en accueil régulier. Un contrat PAJE-CMG ou privé ne déduit que si sa formule d'accueil définit ses propres règles.
3. Le motif saisi. Seuls maladie, hospitalisation, éviction médicale et fermeture déduisent. Vacances et convenance personnelle restent facturées.
4. La présence réelle. Une journée où l'enfant a finalement été pointé présent n'est jamais déduite, même couverte par une absence. Si l'enfant est revenu plus tôt que prévu, raccourcissez la période de l'absence.

Les déductions CNAF →

Kidino reconnaît une fratrie quand les fiches des deux enfants partagent un même contact parent, reconnu à son adresse e-mail — jamais au nom de famille, qui ne prouve rien.

Ouvrez l'onglet Parents des deux fiches et comparez les adresses : une faute de frappe, une adresse chez l'un et pas chez l'autre, ou deux adresses différentes (un parent par enfant) suffisent à casser le lien. Corrigez, la remise s'applique au calcul suivant.

Vérifiez aussi que les deux contrats couvrent le mois facturé : un aîné dont le contrat s'est terminé ne compte plus dans le rang.

Dégressivité →

Une facture émise ne se modifie ni ne se supprime — c'est ce qui garantit une numérotation continue et sans trou. Elle se corrige par un avoir :

• Annuler par un avoir si toute la facture est à refaire ;
• Avoir partiel si une seule ligne est en cause : la facture reste due pour le solde.

Corriger une facture émise →

La case de sélection reste grisée dans deux cas, et l'écran dit lequel :

• la facture n'est pas encore échue — la relance s'ouvre le lendemain de sa date d'échéance ;
• le payeur n'a pas d'adresse e-mail sur le contrat de l'enfant.

Relancer les factures échues →

Il manque son mandat SEPA : l'IBAN et la référence de mandat (RUM) se renseignent sur son contrat d'accueil. L'aperçu du fichier compte à part les factures sans mandat — elles restent à encaisser autrement.

Vérifiez aussi que votre ICS et l'IBAN de l'établissement sont renseignés, sans quoi aucun fichier ne peut être généré. Prélèvement SEPA →

Provision insuffisante, mandat révoqué : la facture est sortie des fichiers le temps que la banque réponde. À la date de prélèvement, Encaisser la remise (onglet À encaisser) tranche pour tout le fichier d'un coup : cochez Rejeté sur cette ligne, avec le motif — la facture rejoint le prochain fichier, et le motif reste sur son dossier. Les prélèvements honorés du même fichier deviennent des règlements dans le même geste : la génération du fichier, elle, ne solde jamais rien toute seule. Encaisser la remise →

Kidino facture au terme échu par défaut : le mois proposé est le dernier mois terminé. Le mois courant reste consultable, avec un rappel qu'il est provisoire — les montants bougent jusqu'à sa clôture.

Si vos contrats sont réglés à échoir, c'est bien le mois courant qu'il faut facturer : naviguez jusqu'à lui, le rappel « provisoire » est normal puisque les présences ne sont pas encore faites. Le terme échu → · Facturer à échoir →

Vérifiez dans l'ordre :

1. L'invitation a-t-elle été acceptée ? La fiche du parent indique « Invitation envoyée » tant que le compte n'existe pas.
2. Le parent est-il bien rattaché au bon enfant ? Le rattachement se fait sur l'onglet Parents de la fiche enfant.
3. Y a-t-il quelque chose à voir ? Un parent ne voit que les événements saisis par l'équipe. Une journée sans saisie est une journée vide.

Le post est probablement ciblé sur un groupe auquel son enfant n'appartient pas. Un post sans groupe est visible par toutes les familles.

Vérifiez le groupe du post, et celui de l'enfant sur sa fiche. Partager avec les familles →

L'onglet Documents de la fiche enfant est visible par les parents de cet enfant, qui peuvent ouvrir et télécharger chaque pièce. Il en va de même des onglets Allergies et Alimentation, notes comprises.

Retirez la pièce depuis l'onglet Documents. Pour la suite : les onglets Contrat, Présences et Absences, eux, restent fermés aux parents — une information qui ne doit pas sortir de l'équipe n'a sa place dans aucun des trois onglets partagés. Ce que voient les parents →

Il ne le peut pas, et c'est voulu : l'accès parent est en consultation, à la seule exception du cœur qu'il pose sur un post. Toute correction passe par l'équipe. Ce que voient les parents →

Carte expirée, plafond atteint : l'application vous alerte. Ouvrez Établissement → Abonnement → « Factures et moyen de paiement » pour mettre à jour la carte depuis le portail Stripe sécurisé.

Régularisez sans tarder : l'accès est suspendu si le paiement reste en échec. Abonnement →

Exportez avant la fin de l'abonnement, tant que l'accès est actif :

• les présences et les montants, en CSV, depuis l'écran Facturation ;
• les heures de l'équipe, en CSV, depuis l'écran Relevé d'heures ;
• chaque facture émise, en PDF.

Sécurité et RGPD →