Ajouter les enfants
Créer les fiches enfants et leurs contrats d'accueil.
La fiche enfant porte l’identité, la famille et la santé ; son contrat d’accueil porte les horaires prévus et la facturation.
Créer une fiche enfant
Dans Enfants, cliquez sur Ajouter. Pour démarrer : prénom, nom, date de naissance, groupe et mobilité — Marche ou Ne marche pas, sans valeur par défaut, car elle compte dans le taux d’encadrement quand votre règlement retient 1 pour 5 et 1 pour 8. Les trois autorisations se cochent dès la création.
Un enfant peut aussi venir d’une pré-inscription convertie en fiche ; sa mobilité, estimée d’après son âge à l’entrée, est à vérifier.
Le reste se complète à votre rythme. Le contrat d’accueil signé se dépose, scanné, dans Documents.
Attention
Un document déposé est remis à la famille
Un parent connecté voit la plupart des onglets de la fiche et télécharge les pièces de Documents. Lisez ce que voient les parents avant d’y ranger quoi que ce soit.
Les parents et la fratrie
Dans l’onglet Parents, ajoutez les contacts de la famille ; pour l’espace parent, voir Inviter les parents.
Deux enfants forment une fratrie quand leurs fiches partagent un même parent : rattachez le même parent aux deux fiches, ou saisissez la même adresse e-mail sur les deux. Le nom de famille ne relie jamais deux enfants. Sans parent commun, le rang de fratrie et les remises fratrie ne s’appliquent pas. Le schéma de l’invitation des parents montre ce lien.
Les autorisations
Trois cases, désactivées par défaut, à cocher selon ce que la famille a signé (à la création, ou Modifier sur l’onglet Général) :
- Autorisation de droit à l’image — publier sa photo dans le blog (voir Partager avec les familles) ;
- Autorisation de soins d’urgence — faire soigner ou hospitaliser l’enfant sans attendre de joindre la famille. Cochée ou non, le protocole d’urgence de votre règlement s’applique (Documents) ;
- Autorisation de sortie — participer aux sorties de l’établissement.
Les vaccins et le certificat médical
Dans l’onglet Vaccins, donnez à chaque maladie son statut d’après le carnet de santé, et marquez Non concerné la ligne qui ne vaut pas pour cet enfant selon sa date de naissance. Pour un enfant né à compter du 1er janvier 2023, Kidino refuse Non concerné sur la ligne méningocoques A, C, W, Y. Tout marquer à jour règle le cas courant en un clic, sans toucher aux contre-indications ni aux lignes Non concerné.
Saisissez aussi la date du certificat médical d’accueil (Modifier sur l’onglet Général). L’Accueil rappelle les échéances dépassées : fin de l’admission provisoire, certificat manquant, vérification des vaccins à refaire après douze mois.
La règle (vaccins obligatoires, admission provisoire, certificat) : Le dossier santé de l’enfant.
Ajouter le contrat d’accueil
Le contrat donne les horaires prévus de l’enfant, jour par jour. Dans l’onglet Contrat de la fiche, ajoutez :
- la période — début, et fin si le contrat en a une ;
- le planning hebdomadaire — arrivée et départ pour chaque jour d’accueil ;
- la formule d’accueil — elle apporte le régime (PSU, PAJE-CMG ou privé), la modalité (régulier, occasionnel, urgence) et le prix.
Contrats PSU
Un contrat d’accueil régulier PSU dure un an au plus : donnez-lui une date de fin. Voir Accueil PSU.
Tarification, mensualisation, déductions et payeur : Le contrat d’accueil.
À savoir
Notre conseil pour la saisie initiale
Saisissez d’abord tous les enfants avec le minimum (nom, groupe, mobilité), pour que l’équipe pointe dès demain matin. Complétez les contrats sur la semaine, quelques fiches par jour.
Quand un enfant part
Un départ se traite en un seul geste : posez la date de fin sur son contrat d’accueil.
Ensuite, l’enfant ne compte plus comme inscrit (ses frères et sœurs remontent d’un rang) et la dernière facture est celle du mois de sortie. Sa fiche reste dans Enfants, avec ses présences et ses factures, utiles en cas de contrôle. Conservation : Combien de temps garder les données ; effacement : Sécurité et RGPD.
Attention
Supprimer une fiche : seulement pour une erreur de saisie
La suppression est définitive et emporte contacts et fichiers ; elle est refusée dès qu’une facture a été émise. Réservez-la à la fiche créée par erreur ou à la famille qui n’a jamais commencé.